Assistante, assistant administratif (Direction fonctionnelle)
Référence : 47000000003
Durée : Emploi régulier, Temps complet
Endroit : Montréal
Date d’échéance : mercredi 12 mars 2025, à 17 h
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité du directeur talents, culture, environnement et société, la personne recherchée assure un soutien au directeur dans l'accomplissement de ses tâches et responsabilités face à la mission de Polytechnique Montréal, tout en assumant la responsabilité de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de son unité. Assure aussi un soutien au directeur du Bureau des affaires professorales pour certains projets d'analyse de données, incluant la rédaction de rapports d'analyse. Assure aussi un soutien au directeur du Bureau du développement durable et sociétal pour l'organisation d'événements ou autres types de projets (p. ex. : demande de remboursements, etc.).
Principales responsabilités
Gestion administrative
- Administre le secrétariat de l'unité, le système de classement et d'archivage. Effectue des tâches relatives à l'application de la loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
- Planifie et prépare l'agenda du chef de direction, organise et coordonne les différentes réunions de service, assiste aux réunions et rédige les procès-verbaux;
- Analyse, trie et filtre les demandes d'informations à l'interne et à l'externe et assure le suivi des dossiers administratifs;
- Rédige la correspondance et divers documents;
Gestion des ressources humaines
- Supervise le travail de personnel temporaire ou occasionnel (au besoin), pour faire face aux fluctuations de la charge de travail;
- Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel et prépare les avis de mutation, départs, etc.;
Gestion financière
- Prépare et effectue le suivi du budget de fonctionnement, en collaboration avec son supérieur;
- Tient à jour les états de compte et les transactions de revenus et de dépenses;
Gestion matérielle
- Participe à la planification et l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, etc.;
- Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions;
Autres activités connexes
- Sur demande, effectue des projets et mandats à court terme et souvent non récurrents (études, recherches de renseignements et organisation d'événements de nature sociale ou de rayonnement pour Polytechnique).
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) ou toute autre formation jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de neuf (9) années d'expérience pertinentes. (Note : l'expérience requise pour les secrétaires de direction est minimum de cinq (5) ans.)
Aptitudes et qualités recherchées
- Connaissances approfondies de différents logiciels informatiques tels que Word, Excel, PowerPoint, Siga, courriel, agenda électronique, etc.
- Connaissance du processus budgétaire (contrôle et suivi).
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
Rémunération
Classe 12 (de 56 701 $ à 96 004 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride. Minimum de 3 jours en présentiel.
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
Emploi régulier.
Temps complet - 5 jours par semaine.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : mercredi 12 mars 2025, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/67bf29c0c67a50181af7c319/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 12 (de 56 701 $ à 96 004 $).
