Coordonnatrice, coordonnateur en gestion académique
Référence : 09000000005
Durée : Emploi temporaire, Temps complet
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Endroit : Montreal
Date d’échéance : mardi 28 janvier 2025, à 17 h
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité de l'adjointe au directeur, la personne recherchée coordonne l'organisation de l'enseignement du département et la planification des charges d'enseignement pour les programmes du département. Elle agit comme personne-ressource pour tous les dossiers de nature académique et travaille en étroite collaboration avec les responsables des différents programmes du département, le responsable de cheminement, l'adjointe à la direction, afin d'offrir des programmes et des services répondant aux besoins d'une clientèle étudiante en pleine croissance. Elle joue un rôle-conseil auprès de la clientèle étudiante et les accompagne dans leur cheminement. Elle analyse les dossiers complexes et particuliers de nature académique et s'assure que le suivi et les interventions des personnes mandatées par le département soient faits en conformité avec les règles en vigueur. En collaboration avec le comité de rayonnement départemental, le Service des communications et des relations publiques et le Service du recrutement, elle coordonne les activités de promotion et de recrutement. Elle fournit un appui dans divers dossiers administratifs, académiques et effectue d'autres tâches, projets spéciaux ou mandats qui lui sont confiés.
Principales responsabilités
- Agit comme personne-ressource pour tous les dossiers de nature académique. Travaille en étroite collaboration avec les responsables des différents programmes du département. Joue un rôle-conseil auprès des étudiantes et étudiants en lien avec leur cheminement académique (dérogation, cheminement particulier, etc.). Analyse les dossiers complexes et particuliers afin de prendre les décisions appropriées pour toutes les parties impliquées. S'assure que le suivi et les interventions des personnes mandatées par le département, dans le cheminement des étudiantes et étudiants, soient faits en conformité avec les règlements en vigueur. Agit comme personne-ressource dans le programme de mentorat des nouveaux étudiants. Participe au suivi des modifications aux analyses de cours et à l'annuaire des études de baccalauréat;
- Coordonne, en étroite collaboration avec le directeur du département, l'adjointe à la direction et les responsables de programmes, l'organisation de l'enseignement et la planification des charges d'enseignement pour les programmes du département. À ce titre, s'assure de l'exactitude des données qui ont été recueillies et compilées (p. ex. : offres de cours et de laboratoires, nombre de sections requises, caractéristiques particulières des cours, etc.) afin de réaliser la planification pour les trois trimestres. Elle voit à la préparation du projet annuel des charges d'enseignement des professeurs. Évalue les besoins des chargés de cours, des chargés de laboratoire et des auxiliaires d'enseignement. Procède à l'affichage des postes à combler en respect des conventions collectives. S'assure de l'exactitude des contrats. Analyse les problématiques rencontrées et propose des solutions. Participe aux opérations en lien avec la rédaction des contrats et des demandes de rémunération pour les chargés de cours, les chargés de laboratoire et les auxiliaires d'enseignement. Propose des solutions aux problématiques rencontrées. Coordonne les besoins logistiques (capacité d'accueil, laboratoires, salles, chargés de laboratoire, etc.) avec les différentes personnes intervenantes;
- Coordonne les activités de recrutement, de sélection, d'embauche et d'évaluations des chargés de cours, chargés de laboratoires et auxiliaires d'enseignement. S'assure d'une expérience d'embauche optimale pour tous en consultant les professeures, professeurs, les maîtres d'enseignements;
- Coordonne le travail des personnes mandatées pour le suivi des dossiers académiques, s'assure d'un haut standard de qualité du travail, assure un suivi rigoureux des dossiers, recommande et apporte des correctifs au besoin afin de maximiser les opérations. Voit à ce que les interventions des personnes mandatées soient faites en conformité avec les des politiques et les des règlements en vigueur;
- Coordonne, en étroite collaboration avec le directeur du département, l'adjointe à la direction et les responsables de programmes, la planification annuelle des activités d'enseignement. Met en œuvre les actions nécessaires pour respecter le plan d'organisation de l'enseignement prévu et propose des solutions aux problématiques rencontrées. S'assure de la concordance de l'information sur les différentes plateformes et outils liés à l'organisation de l'enseignement;
- Coordonne, en collaboration avec les responsables de programmes et les personnes mandatées, l'implantation et le suivi du processus d'amélioration des programmes de la formation d'ingénieur et de leur agrément par le Bureau canadien d'agrément des programmes de génie (BCAPG). Accompagne les professeures et professeurs et les maîtres d'enseignement dans ce processus et produits les divers rapports à partir de données pertinentes. Participe à différentes instances du département, coordonne la saisie de données dans Polyfolio;
- Encadre les programmes de bourses, de stagiaires internationaux, et d'étudiantes et étudiants en échange (entrants et sortants);
- Coordonne en collaboration avec le Service des communications, du service du recrutement et le Service aux étudiants, les activités de promotion et de recrutement des programmes du département. Propose des modèles ou des concepts assurant la meilleure visibilité du Département de mathématiques et génie industriel dans les différentes plateformes en ligne. Coordonne la mise à jour et l'impression des documents promotionnels se rapportant aux programmes. S'assure de la pertinence de la qualité des contenus et coordonne la mise à jour des informations sur le site Web;
- Coordonne et soutient l'organisation d'événements de recherche, d'enseignement et de rayonnement initiés par les professeures et les professeurs et les maîtres d'enseignements. Coordonne les aspects logistiques de ces événements (invitation, réservation, publicité, budget, etc.) et assure un suivi soutenu du début à la fin;
- Assure une liaison avec les différents services de Polytechnique dans le but d'échanger sur les bonnes pratiques et de s'assurer d'obtenir l'information en continue aux questions soulevées. Assure également une communication fréquente avec les autres départements, les comités étudiants et les sociétés techniques; Fournit un appui à ces derniers;
- Participe activement à différents comités départementaux (Comité de programme, comité des espaces, etc.) et autres comités à Polytechnique;
- Effectue d'autres projets, tâches ou mandats qui lui sont confiés par sa supérieure immédiate dans le cadre de ses responsabilités et de ses compétences.
Scolarité
- Baccalauréat ou tout autre diplôme universitaire dans une discipline jugée pertinente combinée à une expérience pertinente d'au moins trois (3) ans.
- Formation en communication (atout).
Expérience
- Expérience pertinente de 3 ans en coordination ou en gestion de projets.
- Expérience reconnue en supervision de personnel.
- Expérience pertinente en service à la clientèle et en relation d'aide (atout).
Aptitudes et qualités recherchées
- Bonne connaissance du milieu universitaire.
- Intérêt marqué pour le domaine de l'éducation universitaire.
- Aptitudes en communication et gestion de projets.
- Excellents talents de communication écrite et orale, une excellente maîtrise de la langue française (écrite et orale) et détenir une très bonne connaissance de la langue anglaise.
- Habilité à gérer des situations complexes et à trouver des solutions novatrices.
- Habiletés reconnues dans ses relations interpersonnelles et démontrer une excellente approche face au service à la clientèle.
- Aptitudes marquées pour le travail en équipe.
- Connaissances pratiques de la bureautique (logiciels Excel, Word et PowerPoint), des outils Web et de systèmes informatisés de gestion (p. ex. : GEADE, SAFIRH).
- Compétences en communications et avoir une connaissance et une expérience des plateformes Web.
Rémunération
Classe 10 (de 60 967 $ à 103 225 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel
- Régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
Emploi temporaire.
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Temps complet - 5 jours par semaine.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : mardi 28 janvier 2025, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/6786928186b344bd3d240c4e/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 10 (de 60 967 $ à 103 225 $).
