Description

Sous l’autorité de la secrétaire générale et vice-rectrice ou du secrétaire général et vice-recteur à la vie étudiante la personne titulaire du poste de registraire est responsable de la constitution et de la conservation des dossiers des étudiantes et des étudiants, de l’émission des documents officiels qui y sont reliés, conformément aux règlements généraux de l’Université du Québec, et aux règlements de l’Université du Québec à Rimouski. Elle prépare les données nécessaires aux déclarations de l’effectif étudiant. Elle assume également la gestion des ressources humaines et financières sous sa responsabilité.

Tâches et responsabilités :

responsable des opérations concernant l’admission, l’inscription des étudiantes et étudiants, la gestion de la reconnaissance des acquis, la diplomation, l’enregistrement et la validation des données pertinentes, de la constitution et la conservation des dossiers universitaires;
responsable de l’émission des documents officiels ayant trait aux dossiers des étudiantes et étudiants, à savoir qu’elle doit assurer le respect des règlements des études et de l’ensemble des politiques et procédures administratives applicables;
attester, par sa signature, au nom de l’Université du caractère officiel de tout document concernant le dossier des étudiantes et étudiants et certifier enfin que toutes les conditions préalables à l’émission du diplôme ont été respectées;
valider le statut de résidence au Québec et le statut légal au Canada en collaboration avec les Services à la communauté étudiante;
responsable de l’élaboration du calendrier universitaire;
responsable, conformément aux exigences des régimes des études de l’Université du Québec et de l’Université du Québec à Rimouski, de veiller à l’application des règlements généraux et des régimes des études pour le premier cycle et les études de cycles supérieurs;
participer à l’implantation et à la mise à jour des applications informatiques requises pour la gestion du dossier étudiant et d’être la personne utilisatrice principale du système de gestion académique SIGER;
fournir les données requises pour la prévision des effectifs et être responsable de la transmission des fichiers normalisés des admissions et des inscriptions aux fins de dénombrement des effectifs;
assurer l’équité lors du traitement des dossiers des étudiantes et étudiants; analyser certains dossiers particuliers et voir au règlement des cas litigieux; fournir aux personnes requérantes (étudiantes et étudiants, directions de modules, comités de programmes, départements, unités départementales) les informations pertinentes;
admettre et autoriser l’inscription des étudiantes et étudiants libres et des auditrices et auditeurs après consultation auprès de la direction du module ou du comité de programmes concerné;
recommander auprès du ministère de l’Éducation, l’émission de licences et brevets d’enseignement afin de permettre aux personnes diplômées de l’Université d’obtenir les autorisations légales requises;
collaborer au développement des effectifs en s’impliquant dans les programmes d’échange d’étudiantes et étudiants et gérer plusieurs programmes de bourses d’accueil et d’excellence de l’Université;
détenir un pouvoir de décision dans la résolution de problèmes ayant trait à l’application des règlements et des procédures établis;
procéder aux prévisions budgétaires, administrer le budget du registrariat et voir à l’achat de matériel et d’équipement de son service;
planifier, diriger, contrôler et évaluer les ressources humaines sous sa responsabilité, notamment en identifiant les résultats à produire, en signifiant les attentes à satisfaire, en évaluant le rendement et en s’assurant du développement du potentiel de chacune et chacun et de l’atteinte des objectifs;
assurer la formation, la surveillance et le soutien dans la réalisation du plan de travail et maintenir un haut niveau de motivation, d’efficacité et d’efficience de l’équipe par l’utilisation de méthodes de gestion appropriées et l’exercice d’un leadership fonctionnel.

Exigences

Exigences reliées au poste :

Scolarité :
- Baccalauréat dans une discipline appropriée;
- Diplôme de 2ᵉ cycle universitaire dans une discipline appropriée considéré comme un atout;
Expérience :
- Dix (10) années d’expérience pertinente reliée à la fonction, dont trois (3) ans impliquant la gestion des ressources humaines;
Compétences :
- Connaissance appropriée du mode d’organisation et de fonctionnement des processus de gestion en milieu universitaire;
- Connaissance des politiques universitaires et des exigences légales pour assurer la conformité;
- Vision stratégique;
- Leadership mobilisateur;
- Grand sens de la planification et de l’organisation;
- Bonne capacité d’analyse.

Salaire et avantages

Salaire

Le traitement salarial est établi conformément aux dispositions du protocole du personnel cadre.

Avantages

Environnement de travail paisible et stimulant
Cafétéria, café et bar
Programme complet et concurrentiel d'avantages sociaux
Infrastructures sportives
À proximité des grands espaces naturels, Rimouski est une véritable cité étudiante. Capitale du Bas-Saint-Laurent, pôle commercial et maritime, sa population étudiante, composée de 15 000 jeunes provenant du Québec et du monde, l’anime tout au long de l’année. Avec ses 50 000 habitants, ici, tout est convivial et à proximité .
Stationnement
Avoir un impact dans sa communauté et contribuer au développement des régions.

Adresse où postuler

Courriel: secgen-direction@uqar.ca

Autre info

Informations complémentaires

Les personnes intéressées à ce poste sont priées de faire parvenir leur candidature, comprenant un CV à jour et une lettre d’intérêt qui démontre clairement en quoi elles répondent aux exigences et au profil recherché, au plus tard le 19 janvier 2025, à l’attention de monsieur David Ouellet, secrétaire général et vice-recteur à la vie étudiante de l’Université du Québec à Rimouski, par courriel à l’adresse : secgen-direction@uqar.ca

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques et les autochtones. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leur besoin.

Toute candidature sera traitée confidentiellement.

Seules les candidatures retenues seront contactées.