Agent·e de soutien administratif, classe principale (DAE) - Service direct aux étudiant.es
Numéro de référence : SP2425-10(03)
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Direction : Direction des affaires étudiantes
Service : Direction des affaires étudiantes
Nom du supérieur immédiat : Marc-André Robitaille
Statut de l'emploi : S - Régulier à temps complet
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30 ;
Mode présentiel ;
Environnement de travail de bureau ;
Disponible occasionnellement à travailler le soir et les fins de semaine et à se déplacer lors des activités à l'extérieur du Collège.
Date de l'affichage : 2024-11-29
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2024-12-12 16:30
Échelle salariale : Entre 25,20 $/heure et 30,85 $/heure, selon la scolarité et l'expérience.
NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant de la Direction des affaires étudiantes, la personne occupant l’emploi d’agent.e de soutien administratif classe principale, accomplit un ensemble de travaux administratifs spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie en rapport avec les dossiers réguliers et spéciaux de la Direction, les travaux administratifs courants, la liaison avec les étudiant.es et la gestion de l'information tant de l'interne que de l'externe.
Spécifique au poste :
Notamment, elle procède au suivi des dossiers financiers reliés notamment aux budgets ainsi qu’à la préparation de la paie pour l’ensemble de la Direction des affaires étudiantes. Elle réalise des outils de travail pour la Direction des affaires étudiantes et ses services. Elle collige les informations nécessaires pour assurer un contrôle et une vérification des opérations. Elle prépare les documents nécessaires au suivi des dossiers financiers et à la préparation de la paie.
Elle planifie et participe au processus de gestion de différents dossiers de la Direction des affaires étudiantes en s’assurant de la participation de ses services pour la production de rapports statistiques découlant de la recherche, de la cueillette, de la sélection et du traitement des données. Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques.
Elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, de brouillons ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle rédige les comptes rendus, les procès-verbaux et les documents nécessaires au bon déroulement de divers comités auxquels elle assiste. Elle oriente, conseille sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle s’occupe de la logistique des réunions, des activités du service et prépare au besoin les dossiers nécessaires.
Elle effectue un ensemble de travaux en lien avec le fonctionnement de la Direction des affaires étudiantes. Elle coordonne la gestion des demandes et tient à jour le calendrier des opérations. Elle réalise des activités de soutien à la promotion des activités pour la communauté étudiante.
Elle agit à titre de personne-ressource. Elle veille à l’accueil et aux appels à la Direction. Elle accompagne les employés de soutien dans leur formation nécessaire pour l’utilisation des procéduriers sur les systèmes de gestion. Elle assure les liaisons de la Direction des affaires étudiantes avec les étudiant.es, les intervenants et les collaborateurs internes et externes. Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d’opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel.
Elle élabore, en collaboration avec son équipe de travail, et met à jour des procédures et outils de travail relatifs à la Direction des affaires étudiantes. Elle procède et maintient à jour la classification des dossiers et de la documentation en fonction de la Politique de gestion documentaire incluant la documentation électronique et voit à l’élagage et l’archivage des dossiers. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS
- Procéder au suivi des dossiers financiers reliés notamment aux budgets ainsi qu’à la préparation de la paie pour l’ensemble de la Direction des affaires étudiantes.
- Planifier et participer au processus de gestion de différents dossiers de la direction en s’assurant de la participation des services de la Direction des affaires étudiantes pour la production de rapports statistiques découlant de la recherche, de la cueillette, de la sélection et du traitement des données.
- Effectuer un ensemble de travaux en lien avec le fonctionnement et le secrétariat de la Direction des affaires étudiantes et réaliser diverses activités de soutien à la promotion.
- Agir à titre de personne-ressource.
- Assurer une gestion documentaire efficace et en conformité avec le plan de classification du Collège.
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité/Expérience :
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée notamment en secrétariat ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
- Expérience pertinente d'au moins six (6) ans.
Autres conditions exigées :
- Niveau avancé de la langue française, orale et écrite ;
- Connaissance d'un environnement informatique et outils en bureautique : Microsoft Office : Word, niveau avancé ; Excel niveau avancé ;
- Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat.
Qualifications souhaitées
- Connaissance d'un environnement informatique et outils en bureautique : Word, PowerPoint, Excel, Teams et Outlook
- Plateformes pédagogiques : Clara et Omnivox
- Autres : Doodle, Microsoft Form, Monkey Survey et Canva
- Orientation service à la clientèle ;
- Souci du détail ;
- Discrétion et confidentialité de mise ;
- Tolérance face aux échéanciers serrés ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
- Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles ;
- Sens de l’observation et de l’organisation de l’information ;
- Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution de problèmes ;
- Intérêt et habileté pour la rédaction, la révision linguistique et la mise en page de textes ;
- Être en mesure de déterminer la priorité des demandes et les traiter en fonction des priorités et des échéanciers.
Tests requis :
- Réussite des tests de français et de certification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/6749d57a3d30b6b8d41f99eb/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 25,20 $/heure et 30,85 $/heure, selon la scolarité et l'expérience.
