Description
Titre du poste : Assistante, assistant du vice-recteur / de la vice-rectrice (NBN42)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Rectorat (6100) - Bureau des projets institutionnels – Développement des sciences de la santé
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Rectorat (6100) - Bureau des projets institutionnels – Développement des sciences de la santé
Groupe d'emploi : Soutien administratif (non syndiqué)
Numéro du poste : MANDAT D’UNE DURÉE DE 24 MOIS
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : D : Athanase-David
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Cette personne :
- Tient l’agenda du vice-recteur associé et prend les dispositions s’y rattachant tel que modification de l’agenda en tenant compte des urgences, les priorités et des imprévus;
- Veille à l’avance à la préparation des dossiers de réunion, d’événements, d’allocution, ou de représentation interne ou externe du vice-recteur associé en fonction de l’agenda : assure le cas échéant les modifications et la mise en page des projets d’allocution du vice-recteur associé;
- Reçoit et filtre les appels téléphoniques provenant de personnes s’exprimant en langue française ou anglaise : Note les messages. Répond aux demandes d’informations, ou, selon le cas, effectue les recherches afin d’obtenir ou de transmettre les renseignements demandés;
- Accueille les visiteuses, visiteurs, s’informent de l’objet de l’entretien et préparent les documents pertinents;
- Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel des unités internes et des organismes externes à l’UQAM pour les dossiers relevant de sa compétence; donne de l’information, effectue des vérifications, dirige les personnes vers les ressources appropriées, règle les problèmes ou les réfère à la personne désignée;
- Dépouille le courrier et les courriels du vice-recteur associé, en prend connaissance, les trie en fonction des priorités en concertation avec l’équipe du bureau du vice-recteur associé. Prépare les dossiers en effectuant les consultations préalables et assure les suivis relevant de sa compétence;
- Rédige des projets de lettres ou des courriels à partir de directives écrites ou verbales et les soumet à la signature du vice-recteur associé ou d’un membre de l’équipe;
- Effectue diverses tâches en soutien à l’organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l’ordre du jour, convocation, réservation de salle, préparation matérielle, distribution de documents nécessaires à l’étude de dossiers par les personnes concernées : sur demande, assiste aux réunions, prend des notes, rédige les comptes rendus, et assure le suivi des décisions qui en découlent;
- Effectue des recherches et des vérifications à l’aide de différents documents tels que politiques, procédures, règlements et conventions collectives afin de fournir des renseignements à la direction ou autres parties prenantes concernées; règle les problèmes relevant de sa compétence en concertation avec l’équipe du vice-recteur associé; communique avec différents organismes tels que ministères, organismes et établissements de santé, universités, collèges, afin d’obtenir ou de transmettre de la documentation et des informations reliées à la gestion de ses activités
- Collabore à la réalisation des processus conventionnés ou réglementaires en lien avec les activités du vice-recteur associé au développement des sciences de la santé;
- Remplit divers formulaires administratifs afin de donner suite à des décisions et assure le suivi; signe certains documents, lorsque permis par les normes et les procédures;
- Planifie et organise les déplacements du vice-recteur associé et à cet effet, réserve l’hébergement et le transport;
- Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités telles que conférence, colloque, congrès, etc.; réserve les locaux, les équipements audiovisuels ou tout autre service requis; assure la liaison nécessaire auprès des services informatiques, audiovisuels, alimentaires, ou des immeubles au moment de ces activités;
- Assure la responsabilité de l’approvisionnement en papeterie, du système de classement et effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques du Bureau du vice-recteur associé selon les normes du service des archives et de la gestion des documents;
- Utilise et maîtrise les logiciels de traitement de texte des tableurs et des logiciels de présentation (Excel, PowerPoint, etc) ainsi que des logiciels d’optimisation du travail (Wiki, Teams, Zoom, etc);
- Accomplit toute autre tâche prévue à la fonction d’assistante assistant du vice-recteur.
Exigences
Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée
Expérience : Cinq (5) années d’expérience pertinente
Autres :
- Excellente connaissance du français à l'oral et à l'écrit : Minimum de 75 % au test de français;
- Possède des habiletés supérieures pour entretenir des relations interpersonnelles harmonieuses et respectueuses;
- Exerce son rôle en respectant les aspects confidentiels de la fonction;
- Excellente connaissance des technologies applicables à son champ d’activité, notamment, des logiciels de traitement de textes et de données, des outils de publication sur Internet, Wiki, etc.
Salaire et avantages
Salaire : Entre 48 722 $ et 72 712 $
Classement salarial : 8
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