Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.
La direction des examens traite l’ensemble des activités liées à la planification des examens présentiels et à distance, à la surveillance et l’assistance aux étudiants pendant les périodes d’examen, à la gestion des demandes de consultation de copies d’examen et de révision de notes.
Rôle et responsabilités
L’agent ou l’agente aux examens effectue le montage des examens réguliers et ceux des personnes bénéficiant d’accommodements, contrôle la saisie des renseignements et modalités des examens, aide à la surveillance et assiste les employés des différentes unités administratives de l’École dans l’organisation des examens réguliers et avec accommodements.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
- Agit comme personne-ressource auprès du personnel du Registrariat et des différentes unités administratives en ce qui concerne le traitement des examens réguliers et avec accommodements.
- Agit comme personne-ressource pour le personnel surveillant durant les examens.
- Apporte un soutien au personnel offrant l’assistance en ligne sur Teams durant les périodes d’examens.
- Planifie, organise, exécute et contrôle toutes les opérations des processus sous sa responsabilité en tenant compte des délais impartis et fait les suivis requis.
- Effectue le montage des pochettes des examens réguliers et avec accommodements.
- Suivant l’échéancier de l’assignation des examens, contrôle l'intégrité et la cohérence des données et fait les suivis requis.
- Traite les demandes ponctuelles de modifications aux examens, analyse les impacts sur les ressources et les processus et communique les informations aux divers intervenants.
- Participe à la rédaction de communications et de guides.
- Participe à la révision des méthodes et des procédures de travail de son secteur.
- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
Profil recherché
- Diplôme d'études collégiales en techniques d’administration générale ou de bureautique, ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de 2 années d'expérience de travail pertinentes*
- Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- Bonne connaissance des logiciels couramment utilisés à HEC Montréal (Word, Excel)
- Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
- Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client), dans les communications orales et écrites
- Sens de l’organisation et de la planification ; minutie et souci du détail
- Capacité de travailler en équipe
- Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
- Autonomie et preuves d’initiatives
- Esprit d’analyse, de synthèse et bon jugement
- Disponibilité à travailler en dehors des horaires réguliers
- Connaissance d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft) (atout)
- Connaissance des logiciels Excel et Eventbrite (atout)
*Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.
Avantages
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 16 jours fériés
- Horaire estival: 10 vendredis d'été
- Aménagement de temps de travail: mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Accès à un service de télémédecine
