Description
NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
De façon générale, cette personne peut se voir confier toute tâche compatible avec sa classification et apparaissant au plan de classification du personnel de soutien.
De façon plus spécifique, elle accomplit les tâches suivantes :
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
De façon générale, cette personne peut se voir confier toute tâche compatible avec sa classification et apparaissant au plan de classification du personnel de soutien.
De façon plus spécifique, elle accomplit les tâches suivantes :
- prépare les offres de service, les transmet aux clients et effectue les suivis nécessaires;
- effectue l’ensemble des tâches liées à la logistique des projets et des formations (ouverture, suivi et fermeture) et en assure le suivi administratif;
- tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect;
- tient à jour des banques de données, des dossiers et l’inventaire du matériel nécessaire dans le service;
- reçoit les appels téléphoniques et les courriels (clients, formateurs, fournisseurs, organismes externes et différents services du Cégep) et accueille les visiteurs.
- communique les informations relevant de sa compétence ou achemine les demandes au bon destinataire;
- soutient la conseillère pédagogique dans ses recherches de consultants/formateurs externes pour différents projets de formation;
- synthétise des données et prépare des rapports pour répondre aux besoins du service;
- compile des statistiques et dresse des tableaux;
- recherche, recueille et agence les renseignements à inclure dans les dossiers ou dans la correspondance;
- tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies;
- rédige et effectue la mise en page de divers documents (Word, PowerPoint, Excel, Adobe Acrobat, etc.);
- contribue à l’élaboration et la mise à jour des procédures existantes, dans un contexte d’amélioration continue;
- dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires;
- tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore, prépare et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes;
- participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service;
- utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
- accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.
Exigences
QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres exigences
- Aptitudes marquées pour le service à la clientèle, le travail d’équipe et les relations interpersonnelles.
- Sens de l’analyse, de l’initiative, de la planification, de l’organisation et des responsabilités.
- Polyvalence, efficacité, autonomie, rigueur et souci du détail.
- Aisance à gérer le stress et à traiter plusieurs dossiers simultanément.
- Capacité à travailler avec divers intervenants.
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365 et du logiciel Adobe Acrobat.
Notez que lors du processus de sélection, des tests de français, Excel et Word niveau avancé devront être effectués.
Salaire et avantages
ÉCHELLE DE TRAITEMENT
Entre 24,56 $ à 28,33 $ l’heure, selon la scolarité et l’expérience
HORAIRE DE TRAVAIL
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.
Adresse où postuler
De la même organisation
