Description
- La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels;
- Elle transmet la documentation pertinente, elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents;
- Dans les limites de sa fonction, elle prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
- Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille;
- Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal;
- Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués, elle participe à l’élaboration du système de classement, elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur;
- Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches, elle fait le suivi du courrier électronique;
- Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun;
- Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien;
- Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
- Compléter, vérifier, corriger et concilier des listes, documents et réquisitions;
- Anticiper et prévenir les besoins des personnes qu'elle ou il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet;
- Répondre à des demandes d'informations, diffuser et expliquer les renseignements relevant de son domaine de travail;
- Assumer la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
Exigences
QUALIFICATIONS REQUISES
Être titulaire d'un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre années d’expérience pertinente.
Avoir des connaissances en bureautique.
QUALITÉS ET COMPÉTENCES REQUISES
- Être autonome, dynamique et responsable;
- Avoir une excellente maitrise du français écrit;
- Avoir la capacité à travailler en équipe et faire preuve d’habiletés relationnelles;
- Démontrer un fort souci du service à la clientèle;
- Être capable de travailler simultanément plusieurs dossiers;
- Avoir de bonnes capacités organisationnelles et faire preuve de discrétion;
- Avoir de la facilité à apprendre et travailler avec différents systèmes informatiques.
Salaire et avantages
Entre 24,56 $ et 28,33 $ de l’heure*
*À noter qu’une augmentation salariale de plus de 8,5% au cours des trois prochaines années sera appliquée à ces taux.
- Un milieu de vie paisible, sans trafic;
- La fierté de travailler au sein d'une équipe dynamique et engagée;
- La contribution à notre mission éducative pour la réussite de tous nos élèves;
- 20 jours de vacances après une année de service continu;
- 17 journées fériées, dont 10 durant la période des Fêtes;
- Banque annuelle de 7 jours de congé de maladie monnayables;
- Plusieurs congés spéciaux payés;
- Assurances collectives avantageuses (salaire, médicaments, etc.);
- Régime de retraite à prestations déterminées très intéressant.
Adresse où postuler
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