Relevant de la Direction des finances et de l’administration, le gestionnaire principal à l’approvisionnement est responsable de l’application des politiques et des procédures d’approvisionnement de biens et services pour l’ensemble de la Place des Arts (ci-après « Société »). Le titulaire agit à titre d’expert auprès des différents services de la Société en matière d’approvisionnement, d’appel d’offres et de gestion contractuelle afin que les processus respectent les politiques internes de la Société et la Loi sur les contrats des organismes publics et assure la gestion d’un employé.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS
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Planifier, coordonner et réaliser les activités d’approvisionnement et les divers processus d’appel d’offres;
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Agir à titre de responsable au sein de la Société de l’application de la Loi sur les contrats des organismes publics et de ses règlements ainsi que de la politique de gestion contractuelle de la Société;
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Accompagner les directeurs et gestionnaires de la Société dans la préparation et la rédaction des divers documents reliés au processus d’approvisionnement et d’appel d’offres;
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Fournir une expertise-conseil à l’équipe de gestion en ce qui a trait au processus d’appel d’offres et assurer l’amélioration continue des processus et des activités d’approvisionnement tout en s’assurant qu’ils respectent les objectifs d’affaires et reflètent les meilleures pratiques;
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Assurer la conformité de l’organisation quant au respect des politiques et règlementation au niveau de la gestion des approvisionnements ;
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Rechercher, évaluer et recommander des fournisseurs potentiels en fonction des besoins de la Société et de la politique de gestion contractuelle et des exigences en matière de développement durable;
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Agir à titre de secrétaire des comités de sélection de la Société et s’acquitter des responsabilités liées à leur déroulement;
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Procéder aux ouvertures de soumissions et analyser celles-ci afin de s’assurer qu’elles respectent les exigences en matière des lois et règlements applicables;
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Assurer la préparation des documents d’appels d’offres et contrats dans le cadre du processus d’approvisionnement tout en tenant compte du contexte d’affaires et des exigences particulières de chaque dossier;
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Ajuster ou modifier les documents d’appel d’offres ou les contrats afin qu’ils répondent aux besoins d’affaires spécifiques, et préparer, le cas échéant, tout amendement subséquent à ceux-ci;
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Communiquer avec les fournisseurs pour effectuer des suivis, fixer l’horaire des livraisons et résoudre les problématiques opérationnelles ;
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Compléter les formalités de reddition de compte requises par le Secrétariat du Conseil du Trésor en matière d’approvisionnement, notamment, les fiches d’autorisation du dirigeant de l’entreprise (annexe 2);
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Effectuer les publications requises dans le Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO) et tenir à jour la liste annuelle de contrats pour le VGQ;
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Élaborer le plan annuel de corruption et collusion et exercer un rôle de vigie sur les risques identifiés dans le cadre de ce plan;
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Participer à la mise en œuvre du plan de développement durable et assurer le déploiement des initiatives reliées à l’approvisionnement responsable;
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Analyser et traiter les demandes de biens et de services provenant des divers services et effectuer les entrées de données dans le système comptable afin de les convertir en commandes;
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Participer aux différentes tâches administratives liées à l’approvisionnement avant la fermeture de chaque période comptable, notamment la révision des commandes en cours;
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Superviser le travail du magasinier, responsable des achats matériels de la Société;
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Effectuer toutes autres tâches connexes à l’emploi.
QUALIFICATIONS REQUISES
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Détenir un baccalauréat en administration ou dans une discipline pertinente à l’emploi
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Compter un minimum de (5) ans d’expérience dans le domaine de l’approvisionnement dont un minimum d’une année d’expérience acquise dans le secteur public québécois.
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Toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente sera considérée.
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Bonne connaissance de la suite Office, notamment Excel et Word
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Posséder une très bonne connaissance du français et une connaissance d’usage de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
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Une attestation de secrétaire de comité du Secrétariat du Conseil du Trésor sera considérée comme un atout
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Connaissance du fonctionnement du Système électronique d’appel d’offres du secteur public (SEAO) et du logiciel Édilex, un atout
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Connaissance du logiciel comptable Virtuo , un atout
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Connaissance de la Loi sur les contrats des organismes publics et de ses règlements, un atout
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
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Excellentes habiletés interpersonnelles
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Capacité d’analyse et de rédaction
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Habiletés en résolution de problèmes
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Rigueur, autonomie et souci du détail
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Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités
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Maîtrise du français et connaissance de l’anglais
- Salaire compétitif sur le marché
- Régime de retraite à prestations déterminées du Gouvernement du Québec (RREGOP)
- 4 semaines de vacances, 13 jours fériés, 12 jours de congé de maladie (payé si non utilisés)
- Une gamme complète d'assurances collectives est offerte et payée en partie par l'employeur
- Formations et frais de scolarité remboursés pour vous faire évoluer à la Place des Arts
- Accès à des billets gratuits
