Sous l’autorité du Directeur du service des Finances, la secrétaire de gestion est appelée à effectuer des tâches de secrétariat complexes d’une manière relativement autonome, notamment :
• Coordonner et préparer la documentation requise pour les réunions de la direction du service et en assure le suivi;
• Anticiper et prévenir les besoins des personnes qu'elle ou il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet;
• Participer à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Faire les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assurer de la préparation et de disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; participer à l’élaboration du système de classement; archiver les documents de son secteur selon les directives.
• Acheminer et filtrer les appels, les télécopies et le courrier;
• Préparer la correspondance des gestionnaires selon les indications reçues;
• Préparer les réquisitions pour les fournitures de bureau et maintenir les stocks;
• Répondre à des demandes d'informations, diffuser et expliquer les renseignements relevant de son domaine de travail.
• Tenir un registre journalier des présences et mensuel des vacances des employés du service des finances.
• Toute autre tâche connexe assignée par le directeur du service.
QUALIFICATIONS:
• Être titulaire d’un diplôme d’étude professionnelle en secrétariat ou d’un diplôme secondaire;
• Au moins 4 ans d’expérience en secrétariat.
La Commission scolaire peut à son gré ne pas tenir compte des qualifications précitées si elle juge adéquate la candidature d'une ou d'un bénéficiaire de la Convention de la Baie James et du Nord québécois (CBJNQ) et que la personne accepte de suivre un programme de formation déterminé par la Commission.)
EXIGENCES:
• Aisance en 2 des trois langues de la commission scolaire (anglais, français, ou inuktitut);
• Excellente capacité de rédaction dans deux des trois langues de la commission scolaire (anglais, français ou inuktitut);
• Aisance d’utilisation d’un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison
• Facilité avec les systèmes de partage de documents (OneDrive, Google Doc…) et avec la suite Microsoft (PowerPoint/Excel/Word/etc.)
• Habilité à gérer les communications, les agendas électroniques et la correspondance vers et en provenance de dirigeants de haut niveau;
• Organisé, autonome, ponctuel et capable de respecter des échéances;
HORAIRE DE TRAVAIL: 35h, du lundi au vendredi
CLASSIFICATION / SALAIRE / AVANTAGES SOCIAUX :
Conformément à la convention collective des employés de soutien de l’AENQ, ce poste appartient au corps d’emploi 4111: de 22,54$ à 26,00$ de l‘heure selon les qualifications et l’expérience. Tous les avantages sociaux sont accordés au prorata de la tâche.
En plus du salaire, vous pourriez être éligible à des avantages sociaux tels que :
• 20 jours de vacances annuelles
• 2 semaines de congé pendant la période des fêtes
• Stationnement gratuit
• Programme d’aide aux employés et à leur famille
• Possibilités de progression de carrière
• Horaire de travail hybride
Et, lorsqu’applicable, à d’autres avantages sociaux tels que :
• Horaire d’été
• Prime nordique
• Allocation de transport de nourriture
• Avantages pour frais de déménagement
• Primes d’attraction et de rétention
• Jusqu’à trois (3) voyages aller-retour au Nunavik
DATE LIMITE POUR POSTULER : le 13 août 2024 à 16h00
Pour postuler :
1) Visitez notre site web carrière (https://carriere.kativik.qc.ca/) et cliquez sur “Postulez”, OU
2) Envoyez votre CV à applications@kativik.qc.ca et indiquez EXECFI2407-01 dans l'objet du courriel.
Nous communiquerons seulement avec les personnes dont nous aurons retenu la candidature.
*L’utilisation du masculin aux présentes découle uniquement d’une volonté de simplification linguistique
