Description
NUMÉRO DE CONCOURS
C24-25-DGO-02
POSTE
Agent(e) de soutien administratif - Classe 1 (2e affichage)
DÉPARTEMENT
Direction Générale
PRÉDÉCESSEUR
Qi Zhang
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT
Valérie Gamache
EMPLACEMENT
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3
TYPE D’EMPLOI
Temporaire à temps complet à partir du 1er août 2024 jusqu’à la fin de juillet 2025 avec possibilité de prolongation.
HORAIRE DE TRAVAIL
35 heures par semaine du lundi au vendredi
De 8 h 30 à 16 h 30
ÉCHELLE SALARIALE
De 24,36$ à 27,24 $ de l’heure
SOMMAIRE
Le travail principal habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, faire les suivis appropriés et accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
TÂCHES
Le (la) Agent(e) de soutien administratif - classe 1 est appelé(e) à travailler dans les domaines suivants:
Affaires corporatives « Conseil d’administration »
Réunions du Conseil
C24-25-DGO-02
POSTE
Agent(e) de soutien administratif - Classe 1 (2e affichage)
DÉPARTEMENT
Direction Générale
PRÉDÉCESSEUR
Qi Zhang
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT
Valérie Gamache
EMPLACEMENT
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3
TYPE D’EMPLOI
Temporaire à temps complet à partir du 1er août 2024 jusqu’à la fin de juillet 2025 avec possibilité de prolongation.
HORAIRE DE TRAVAIL
35 heures par semaine du lundi au vendredi
De 8 h 30 à 16 h 30
ÉCHELLE SALARIALE
De 24,36$ à 27,24 $ de l’heure
SOMMAIRE
Le travail principal habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, faire les suivis appropriés et accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
TÂCHES
Le (la) Agent(e) de soutien administratif - classe 1 est appelé(e) à travailler dans les domaines suivants:
Affaires corporatives « Conseil d’administration »
Réunions du Conseil
- Sélectionner, commander et organiser le service de traiteur pour les dîners précédant les réunions, en collaboration avec le(la) secrétaire général(e).
- Préparer les documents de la réunion du conseil d'administration (ordre du jour ordinaire et ordre du jour de consentement).
Participer à l'organisation de l'événement annuel de reconnaissance du conseil d'administration.
Affaires corporatives « Comité exécutif »
Réunions du comité exécutif
- Préparer les documents relatifs aux réunions du comité exécutif.
Affaires corporatives « Sous-comités »
Réunions des sous-comités
- Préparer les dossiers de réunion des sous-comités
Affaires corporatives « Gouvernance générale »
Documents administratifs
- Mettre à jour le système de suivi des documents administratifs après l'approbation du conseil d'administration (règlements et politiques) et de la direction générale (procédures et lignes directrices).
- Préparer les documents administratifs pour le cycle de révision
Sites MS Teams
- Mise à jour des sites du conseil d'administration, du comité exécutif et des sous-comités à la demande du(de la) secrétaire général(e).
Demandes de traduction
- À la demande du(de la) secrétaire général(e), envoyer les documents à traduire.
Affaires corporatives « Records Management » (gestion des archives)
Procès-verbaux et résolutions du conseil d'administration, du comité exécutif et des sous-comités
- Avant la réunion, mise en forme finale du procès-verbal.
- Après la réunion, formatage final des résolutions.
- Après approbation/signature.
- Fournir une copie papier du procès-verbal signé au(à la) secrétaire général(e) pour archivage.
- Télécharger les procès-verbaux du conseil d'administration.
- Fournir les résolutions finales au(à la) secrétaire général(e) pour le rapport CollecteInfo (conseil d'administration uniquement) et les fichiers (tous).
- Fournir une copie électronique des résolutions aux parties concernées.
Orientation et formation des affaires corporatives
- Proposer des dates pour les sessions d'orientation ou de formation en collaboration avec le(la) secrétaire général(e).
- Envoyer les invitations aux réunions au nom du(de la) secrétaire général(e).
- Aider à modifier les présentations Power Point.
Services généraux Marketing et communication
Inventaire
- Étiqueter tous les actifs du marketing et de la communication.
- Suivre l'inventaire utilisé dans Inventory Tracker (à convertir dans Clara).
Comités/Activités/Événements/ECAs
Affaires corporatives
- Préparation des documents de réunion, logistique et soutien.
- Organiser et collaborer avec le(la) secrétaire général(e).
Accomplir toute autre tâche au besoin.
Exigences
QUALIFICATIONS MINIMALES:
- Doit détenir un diplôme d'études secondaires (DES) dans un domaine approprié, ou un diplôme ou une attestation dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
- Doit posséder au moins un (1) an d’expérience pertinente.
- Doit posséder des compétences fonctionnelles en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
- Doit impérativement posséder de l’expérience dans l’utilisation des logiciels Microsoft Office 365.
- Doit posséder d'excellentes compétences en service à la clientèle.
AUTRES QUALIFICATIONS:
- Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
- Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
- Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
- Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
- Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
- Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
- Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.
Salaire et avantages
ÉCHELLE SALARIALE
De 24,36$ à 27,24 $ de l’heure
Autre info
Les candidat(e)s souhaitant postuler doivent soumettre leur curriculum vitae accompagné des documents pertinents EN LIGNE au moyen de notre site web www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/.
Au-dessus de l'affichage, cliquez sur "Postuler". Vous pourrez créer votre compte et télécharger votre CV et lettre de présentation.
Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.
N.B. : Les candidat(e)s peuvent être tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.
Le Cégep Heritage College souscrit à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant une invalidité à présenter leur candidature.
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Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.
N.B. : Les candidat(e)s peuvent être tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.
Le Cégep Heritage College souscrit à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant une invalidité à présenter leur candidature.
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14 août 2024
