Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
Quelques attributions caractéristiques
Service aux entreprises
Certification collégiale
- Traiter les inscriptions à la certification collégiale.
- Envoyer la documentation nécessaire aux participants.
- Préparer les certificats de réussite.
- Exporter les données pour l’intégration au CRM.
Cours grand public
- Valider l’admissibilité des inscriptions.
- Traiter les inscriptions (facturation et paiement).
- Faire le suivi hebdomadaire avec Services-Québec (état des inscriptions et modification des cours).
- Confirmer le démarrage des formations avec les participants, aviser de l’annulation ou du report de la formation.
- Créer les rencontres Teams ou Zoom.
- Préparer les listes de présences pour les formateurs.
- Faire le suivi avec les formateurs pour les présences aux deux premiers cours.
- Faire le suivi avec les clients absents.
- Faire parvenir sur demande les enregistrements des séances.
- Faire parvenir une évaluation de la formation aux participants.
- Préparer le rapport pour Services-Québec à la fin de chaque formation (évaluation de la formation, formulaire d’inscription, liste de présence, facturation)
- Aider le technicien aux communications à mettre à jour le site web.
- Créer les contrats des formateurs ou traiter les demandes de paiement pour les consultants.
- Créer des attestations de participation sur demande seulement.
- Voir à la signature des ententes avec Services-Québec.
- Assister le conseiller pédagogique dans tout le travail relié à la gestion des formations.
- Faire le suivi des opportunités dans le CRM.
- Ajouter les clients au CRM.
Attestation d’études collégiales
- Traiter les inscriptions aux différents programmes AEC.
- Envoyer la documentation nécessaire aux étudiants.
- Inscrire et facturer les étudiants.
- Créer les contrats des enseignants.
- Effectuer les suivis nécessaires selon les règles ministériels.
- S’assurer de la conformité des dossiers étudiants.
- Procéder à l’achat de volumes.
- Procéder à la diplomation des étudiants (lettre, diplôme, relevés de notes).
- Assister le conseiller pédagogique dans tout le travail relié à la gestion des cohortes et des programmes.
Ressources humaines
- Préparer les affichages internes de charges d’enseignement des AEC.
- Préparer les lettres de confirmation de charges et transmettre aux enseignants.
- Préparer les affichages externes d’enseignants et de formateurs.
- Valider les ressources humaines les candidatures spontanées.
- Effectuer la promotion de ces affichages (Site internet, médias sociaux, sites d’affichage,…).
- Organiser les comités de sélection.
- Convoquer les candidats.
- Faire passer les tests de sélection (Français,…).
- Informer les ressources humaines de la réussite du test de français.
- Valider les antécédents judiciaires avant l’embauche.
- Valider le permis de travail, si applicable.
- Compléter les recommandations d’engagement.
- Mettre à jour le document de la banque de candidatures.
- Informer les ressources humaines de l’embauche pour l’ajout à la liste d’ancienneté administrative.
- Recueillir l’ensemble des documents nécessaires pour l’ouverture du dossier incluant l’évaluation d’expérience et de scolarité.
- Transmettre aux ressources humaines les documents pour l’évaluation d’expérience et de scolarité.
Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.
Qualifications requises
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.
Qualifications particulières
- Maîtriser Office 365.
- Maîtriser sa spécialité professionnelle.
- Maîtriser la langue française.
- Posséder des aptitudes au niveau du service à la clientèle.
- Faire preuve d’autonomie au niveau de la gestion du temps et des priorités.
- Assurer un travail de qualité qui s’exprime dans la planification, la réalisation, le support et l’organisation du travail, le rôle-conseil et l’évaluation.
- Travailler en équipe dans un esprit de complémentarité.
- Afficher des comportements éthiques envers les personnes, les biens et l’institution.
- Témoigner d’originalité dans ses réalisations et démontrer son désir d’innover.
Les candidats retenus seront soumis à des tests.
Rémunération
Salaire : entre 23.12 $ et 28.31 $ de l’heure
Renseignements additionnels
Horaire de travail : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi. Horaire à convenir avec le supérieur immédiat.
Les candidats qui le souhaitent peuvent effectuer du télétravail en fonction des directives en place.
Durée du projet spécifique : dès que possible jusqu’au 27 juin 2025
