Agent.e de soutien administratif classe 1
Numéro de référence : SP2324-31
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Direction : Direction des études
Service : Service du soutien à l’apprentissage et du développement pédagogique
Nom du supérieur immédiat : Anne Le Blanc
Statut de l'emploi : S - Régulier à temps complet
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 10 h à 18h ;
Environnement de travail de bureau.
Date de l'affichage : 2024-05-06
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2024-05-20 08:00
Échelle salariale : Entre 22,36 $ et 25,00 $ / heure selon la scolarité et l'expérience
NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant de la direction adjointe des études au Service du soutien à l'apprentissage et du développement pédagogique, la personne occupant l'emploi d'agent de soutien administratif classe I accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
Spécifique au poste :
Notamment, elle tient à jour les dossiers et les registres concernant le travail accompli et elle effectue la correspondance inhérente à son travail. Elle répond aux diverses demandes d'information liées aux besoins du SSADP. Elle traite des données financières (préparation des demandes d’avances, de chèques, d’engagement et de dépenses, suivis budgétaires, etc., et dans les dossiers suivants : l’international, le soutien aux étudiant.e.s, le français, la bibliothèque, la recherche et l’innovation pédagogique et numérique, la technopédagogie, l’ACST et le guichet universel.
La personne occupant l’emploi d’agente administrative classe 1 est appelée à collaborer auprès de quatre gestionnaires.
Elle informe, oriente et dirige toute personne vers les ressources appropriées des différents services du Collège. Elle accueille les usagers et les demandes venant au SSADP et fait le relai auprès des gestionnaires.
Elle collabore à l’ensemble des activités du SSADP. Elle rédige la correspondance découlant des activités qui lui sont confiées. Elle rédige les communiqués, les mémos et les réponses faites pour les usagers pour le guichet universel, les ateliers indispensables et les projets spéciaux. Elle compile diverses données statistiques en lien ses secteurs, dont l’augmentation de la clientèle, au taux de réussite, etc. Elle collabore aux plans de travail du SSADP et de ses bureaux en compilant les données, informations et statistiques recueillies.
Elle voit aux demandes logistiques du SSADP en lien avec les ressources humaines (aménagement des bureaux), dirige les demandes provenant des employés vers les services appropriés (DTI, ressources matérielles, approvisionnement, etc…).
Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance, rapports, bilans ou autres. Elle tient à jour certains dossiers et registres, voit à l'agenda et aux échéanciers. Elle s’occupe de la logistique des réunions auxquelles elle assiste, de certaines activités. Elle convoque les personnes participantes et voit à la préparation des dossiers nécessaires. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux communications téléphoniques, aux courriels et aux documents papier, et donne des renseignements d’ordre général. Elle effectue des travaux de photocopie, d’impression et de distribution. Elle participe à l’élaboration de systèmes de classement et les tient à jour.
Elle accomplit diverses activités administratives en lien avec les dossiers pour l’ensemble des services auxquels elle est attitrée et des dossiers spécifiques, lesquels sont répartis annuellement selon le plan de travail.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes.
RESPONSABILITÉS – ACTIVITÉS
- Assister et soutenir le personnel à l'égard de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives relatives à divers projets liés au Service du soutien à l’apprentissage et du développement pédagogique (SSADP), notamment pour les dossiers dans les secteurs suivants : à l’international, la valorisation et l’amélioration du français, la recherche et l’innovation pédagogique et numérique, la technopédagogie, le guichet universel, le soutien aux étudiant.e.s, et l’ACST.
- Agir à titre de personne-ressource, notamment pour les dossiers dans les secteurs suivants : : à l’international, la valorisation et l’amélioration du français, la recherche et l’innovation pédagogique et numérique, la technopédagogie, le guichet universel, le soutien aux étudiant.e.s, et l’ACST.
- Soutenir le guichet universel, M@Réussite et les ateliers indispensables.
- Collaborer et participer à diverses activités relatives au traitement des données financières et à la préparation de la paie.
- Participer et collaborer à l’organisation de la logistique à l'égard de certaines activités tout en assurant le bon fonctionnement.
- Collaborer aux activités découlant de divers projets du SSADP.
- Contribuer à la gestion documentaire.
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité/Expérience :
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
- Expérience pertinente d'au moins un (1) an.
Autres conditions exigées :
- Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
- Connaissance d’un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire ; Excel niveau avancé.
Qualifications souhaitées
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : maitrise de Outlook (agenda et courrier électronique).
- Connaissances pratiques relatives au secteur d’activités ;
- Orientation service à la clientèle ;
- Confidentialité et discrétion de mise ;
- Facilité à mener plusieurs tâches simultanément de façon proactive dans un environnement actif ;
- Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles.
Tests requis :
- Réussite des tests de français
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/663bd695e4dd991b4e62703c/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 22,36 $ et 25,00 $ / heure selon la scolarité et l'expérience
