Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous
- Vous possédez des aptitudes organisationnelles élevées ; gestion du temps, priorisation des dossiers.
- Vous êtes autonome et démontrez un grand sens de débrouillardise.
- Votre sens éthique est aiguisé et vous êtes en mesure de respecter la nature confidentielle des différents dossiers.
- Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent.
Vos défis au quotidien
- Réaliser un ensemble de travaux administratifs afin de soutenir vos gestionnaires dans la réalisation de leur mandat : incluant des tâches de mise en page, de création de contenu, de révision, de gestion d’agenda, de réservation de locaux, de classement, d’archivage et de mise à jour du site web du département.
- Participer au processus de gestion de carrière des professeurs et gérer toutes les procédures administratives nécessaires pour l’embauche des nouvelles ressources : tenir à jour les dossiers des professeurs et préparer les documents requis lors des affichages, engagements, promotions, nominations, affectations, congés sabbatiques, absences, etc. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet.
- Participer au processus d’attribution des postes de chargés de cours, superviseurs de stage et auxiliaires d’enseignement et de recherche : préparation des affichages, suivi des candidatures, attribution des postes et saisie des contrats d’embauche;
- Planifier différents comités et assemblées (avis de convocation, ordre du jour, rédiger les documents au soutien de la rencontre, prendre note des délibérations, préparer procès-verbal, suivi).
- Travailler de concert avec l’adjoint du département pour l’organisation, la préparation et le bon déroulement des rencontres virtuelles ou présentielles, incluant certains événements spéciaux durant l’année.
- Contribuer, lorsque requis, à d'autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du Département, en collaboration étroite avec tous les autres membres du personnel administratif.
Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle
- Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques en bureautique, en administration, techniques pertinentes ou diplôme universitaire pertinent à la fonction.
- Minimum de 2 années d’expérience pertinente.
- Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365
- Une maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais (atout).
Notre promesse employeur
- Un taux horaire entre 25,55 $ à 33,32 $ en fonction de votre expérience
- Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue
- Des jours de télétravail définis pour faciliter la conciliation travail-vie personnelle
Davantage d'information sur le poste
- Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine selon un horaire de 8h à 16h, 8h30 à 16h30 ou 9h à 17h
- Entrée en fonction : dès que possible
Nous avons réussi à piquer votre curiosité?
- Soumettez votre candidature du 22 avril au 6 mai 2024 à 23 h 59 en cliquant sur le bouton postuler en haut à droite. Au plaisir de faire votre connaissance très bientôt!