Outre les Québécois anglophones et francophones, notre environnement multiculturel accueille des enseignants, des employés et des étudiants originaires de plus de 90 nations différentes du monde entier.
Notre établissement s'engage à assurer une représentation au sein de sa communauté. Le Cégep Vanier accueille les candidatures des membres des minorités visibles, des minorités ethniques, des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées, des personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, ainsi que d'autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. L'établissement maintient son engagement pour l'excellence en éducation et reconnaît que l'augmentation de la diversité de son personnel contribue à cet objectif.
Numéro de référence: S-23-24-3275
Catégorie d’emploi: Soutien
Direction: Direction d’études
Services: Systèmes académiques – Registraire
Superviseur: Isabelle Lacombe
Statut d’emploi: Régulier à temps plein
Durée du contrat: Permanent:,
Lieu du travail: Cégep Vanier
Horaire:Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Début de l’affichage: 13 mars 2024
Fin de l’affichage: 26 mars 2024 à 17h00
Échelle salariale: $23.12 – $28.31
Date de début: 22 avril 2024
Description :
Sous la responsabilité du bureau du registraire et du coordinateur de l'orientation académique, l'agent(e) d'accueil et de soutien administratif a pour rôle de fournir un soutien administratif au département des systèmes académiques/registraire et au secteur de la formation continue (DEC et AEC).
Plus précisément, mais sans s'y limiter, l'agent(e):
- Fournit des services d'accueil aux étudiants, aux enseignants, au personnel et aux visiteurs qui s'informent, au nom du département des systèmes académiques/registraire et du secteur de la formation continue;
- Répond au téléphone, au courrier, au courrier électronique et aux demandes de renseignements en personne en temps opportun ;
- Fournit des informations précises sur les services offerts et les programmes de formation continue (AEC-DEC);
- Crée des dossiers semestriels et génére des frais (temps plein et temps partiel) et envoie des avis aux étudiants par MIO;
- Participe à tous les aspects des processus d'admission et d'inscription des étudiants (y compris l'inscription par lots); notamment saisir les décisions d'admission, créer, vérifier, modifier et saisir les informations relatives au calendrier et à l'inscription, superviser et traiter l'ouverture des dossiers des étudiants, vérifier l'admissibilité à l'anglais, saisir les SU ou EQ lorsque le conseiller pédagogique le demande, entre autres tâches;
- Participe à la vérification et s'assure que toutes les informations relatives aux dossiers des étudiants sont conservées avec précision conformément aux règles et règlements des systèmes pédagogiques;
- Traite les fonctions comptables du département, y compris les frais semestriels pour la formation continue et les remboursements des étudiants;
- Tient à jour les listes d'adresses et traiter les courriers, les courriels, créer des lettres et remplir des formulaires pour les étudiants, le cas échéant;
- Traite les demandes de vérification des études et les notes incomplètes;
- Communique avec les enseignants au sujet de la remise des notes pour les programmes DEC et AEC;
- Vérifie les comptes des étudiants, les demandes de remboursement, le cas échéant;
- Rassemble, classe et localise les dossiers conformément aux procédures établies et participer au classement, à la numérisation et au processus d'archivage;
- Forme les nouveaux employés et superviser la répartition des tâches de bureau et veiller à ce qu'elles soient accomplies dans les délais;
- Participe aux activités du département des systèmes académiques-registraire et du secteur de la formation continue, selon les besoins;
- Aide à la préparation et au traitement du matériel promotionnel des activités des deux départements;
- Assure la conformité avec le BAnQ (Bureau des Archives nationales à Québec) et toutes les politiques et procédures du Collège;
- Consulte le ministère de l'Éducation au sujet du système et des règlements concernant les dossiers des étudiants;
- S'assure que l'information concernant l'inscription des étudiants, les dates limites d'abandon et de radiation, les notes, les renseignements personnels, les mises à jour des notes et les notes est exacte et à jour;
- Prépare et aide au processus de confirmation de la présence de l'étudiant et au suivi;
- S'entretient avec les conseillers pédagogiques de la formation continue sur les dossiers des étudiants, le cas échéant;
- Responsable du maintien de l'intégrité des normes et des procédures établies par le département des systèmes académiques - registraire et le secteur de la formation continue;
- Les tâches peuvent varier en fonction des besoins du Département des systèmes académiques - Registrar et du secteur de la formation continue.
Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.
Horaire : Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Classification : Agent ou agente de soutien administrative, classe principale
Qualifications :
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée ou diplôme d'études secondaires ou diplôme ou attestation d'études équivalentes;
- Au moins six (6) années d'expérience pertinente.
Conditions liées au poste spécifique:
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais (à tester);
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français (à tester);
- Connaissance intermédiaire de Microsoft Word et Excel (à tester);
- Bonne aptitude aux relations humaines et au service à la clientèle;
- Excellent sens de l'organisation.
****Merci de postuler directement sur http://www.vaniercollege.qc.ca/human-resources/jobs/ afin que votre candidature soit considérée. ***
$23.12 – $28.31
