Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
De façon plus spécifique, la personne :
• Procède à la création des groupes cours et des rencontres horaires, s’assure de la mise-à-jour et de la conformité des informations consignées dans CLARA;
• Créé et met à jour le fichier-maître des programmes crédités (Matrice) et en supervise les suivis;
• Met à jour la charte d’allocation des locaux du Centre et veille à éviter les conflits d’horaires et d’espaces ;
• Assure les opérations en lien avec le recensement : établie les dates, effectue les suivis avec la communauté étudiante et les collègues, assure la reddition de compte auprès de l’Organisation scolaire et de la Formation continue ;
• Assure les suivis en lien avec les notes finales manquantes auprès des équipes enseignantes;
• Effectue le suivi d’opérations techniques liées à la gestion des dossiers étudiants (inscription, annulation, paiement, pénalités de retard, remboursements, etc.);
• Exécute différentes tâches de vérification et de saisie dans CLARA, génère des rapports, crée des échantillons, et apporte des correctifs au besoin;
• Fait les envois des contrats des chargé.es de cours, assure les relances pour les signatures et consignes les documents selon la procédure établie ;
• Apporte un soutien pour le traitement des demandes d’admission, le suivi des documents manquants, l’émission des lettres d’admission ;
• Effectue de l’entrée de données divers et vérifie l’exactitude selon les méthodes et procédures établies;
• Contribue activement à l’amélioration continue des processus du CÉII, créé et met à jour les procéduriers et recherche des solutions auprès des collègues ;
• Exécute des tâches administratives diverses (numérisation, paiements, photocopies, vente de livres, stationnements, casiers, réservations de locaux, etc.) et peut être appelé à remplacer ses collègues à la réception du CÉII.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe sur demande de sa gestionnaire.
Scolarité et expériences :
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.
Exigences particulières :
• Très bonne connaissance des bases de données;
• Programmation avec les outils de Microsoft (Visual Studio, PowerShell);
• Très bonne connaissance des systèmes d’exploitation Microsoft Windows pour l’installation et la configuration ;
• Très bonnes aptitudes pour le service à la clientèle;
• Bonne connaissance de la langue française (parlée et écrite) (réussir le test de français, niveau I) ;
• Réussir les tests de connaissances pratiques en informatique ;
• Connaissance du système MAC (Apple) est un atout;
• Connaissance de la téléphonie IP est un atout ;
• Connaissance de la langue anglaise est un atout.
Connaissances sujettes à évaluation par le biais de tests et d’entrevue :
Test de français (niveau II)
Test d’anglais (niveau II)
Test de rédaction
Test de Word (niveau I)
Test d'Excel (niveau I
Taux horaire: de 22,36 $ à 25,00 $.
Veuillez postuler en ligne: cegepmv.ca/travailler-au-cmv/offres-emploi
