Effectuer les tâches de secrétariat pour les directeurs adjoints (DA) dont relève le poste.
· Gestion des agendas :
o Prise de rendez-vous et gestion des appels téléphoniques des directions adjoints dont elle relève,
o Assurer la mise à jour des différentes rencontres,
o Préparer les documents nécessaires pour les rencontres du directeur adjoint (papier, One Note ou autres).
· Rapport et suivi :
o Déclaration des absences (syndicale, vacances, etc.) des employés sous la supervision du DA,
o Impression et notification des écarts importants dans les États variables,
o Organiser les rencontres des comités autre que programme: convocation des rencontres, réception et transmission des documents requis, réservation de locaux,
o Rédiger les communications et les lettres,
o Recevoir les plaintes et intervention de premier niveau.
Effectuer des opérations administratives et cléricales pour les programmes placés sous la responsabilité des directions adjointes dont relève le poste.
• Préparer et acheminer des demandes : de personnel, de remboursement, de paiement, de transferts budgétaires pour les départements, feuilles de temps, etc,
• Faire le suivi budgétaire pour certains départements,
• Planifier, convoquer et organiser les réunions des comités de programmes et de départements pour les directeurs adjoints dont relève le poste,
• Préparer les listes des membres de chacun des comités de programmes (mise à jour 2 fois par année),
• Recevoir les procès-verbaux des comités de programme, faire le suivi de leur approbation et les transmettre afin de les rendre accessibles sur le système d’information sur les programmes,
• Recevoir et classer les plans de cours et faire les suivis requis (tâche partagée).
Effectuer les opérations relatives à l’application de programmes, d’activités ou de règlements spécifiques qui lui seront confiés.
• Les dossiers sont de plusieurs natures, par exemple:
o Effectuer diverses opérations nécessaires à l’application de règlements ou procédures (ex : lettres de plagiat),
o Gestion de l’entrée des absences des enseignants,
o Gestion des fournitures.
Accueillir les personnes se présentant à la direction des études.
• Déterminer leurs besoins et les orienter vers la personne ou le service concerné,
• Offrir lorsque possible un traitement de premier niveau : cueillette d’information et liaison auprès des instances concernées, résolution de problèmes.
Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes
Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Expérience
Avoir une (1) année d'expérience pertinente.
Autres exigences
· Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
· Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques.
· Service client et service de première. La personne doit réussir le test.
· Connaissance et respect des procédures (à acquérir en cours d’emploi)
Atouts
· Connaître les logiciels Clara.
No de concours : 2324-SR-087 | No de poste : 815-505-15
Service : Direction des études
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieurs immédiats : Denise Grondin et Pascal Pelletier-Boudreau
Ancienne titulaire : Élise Daviault
Période : Dès que possible;
Salaire : 22,36$ à 25,00$ de l’heure; Horaire : Du lundi à vendredi de 8h30 à 16h30;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.
