Agente, agent aux dossiers étudiants - Département des génies civil, géologique et des mines
Référence :00002057
Durée : Permanent, temps plein.
Endroit : Pavillon principal (Montréal, Québec)
Salaire : Classe 8 (de 24,46 $ à 34,50 $).
Date limite d’affichage : 5 mars 2024
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée assure les tâches reliées à la gestion des dossiers étudiants des études supérieures en conformité avec les directives et les règlements pédagogiques en vigueur. Effectue les vérifications, les traitements et divers contrôles associés au cheminement des étudiants : admission, inscription, études, grades. Informe et conseille la clientèle.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Assure la liaison avec la communauté étudiante, le personnel enseignant, les départements, les services et les universités afin d'obtenir ou de fournir divers renseignements concernant les politiques et procédures du département et de Polytechnique sur la capacité d'accueil, les programmes d'études, l'aide financière et les bourses;
- Accueille les personnes candidates aux études supérieures du département, identifie le motif de leur visite. Obtient et fournit des renseignements concernant l'état de leur dossier, les assiste dans leurs démarches et les dirige vers les personnes concernées. Explique les règlements et procédures des programmes d'études, d'aide financière et de bourses et transmet les documents pertinents;
- Reçoit les demandes d'admission. Fait le suivi de chaque demande, les transmet au responsable des études supérieures du département; transmet la décision du département au service approprié;
- Procède, selon les procédures établies, à la création d'un dossier pour chaque membre de la communauté étudiante aux études supérieures du département comportant le dossier de demande d'admission, l'avis d'admission, les plans d'études, le sujet de recherche, les bulletins de notes et tout autre document pertinent;
- Prend note et effectue les modifications ou les corrections aux dossiers étudiants en ce qui a trait aux abandons, plan d'études, changement de directrice ou directeur de recherche, changement de programme d'études, interruption ou prolongation d'études. S'assure que tout changement a été autorisé par la ou les personnes concernées;
- Informe le corps professoral de toutes modifications aux dossiers étudiants;
- Assure la préparation des documents requis pour les soutenances de thèses ou de mémoires et pour le bon déroulement des activités pertinentes. Communique avec les personnes de l'extérieur pour fixer les rendez-vous des membres du jury lors des soutenances de maîtrise et de doctorat;
- Tient à jour la banque de données d'aide financière, prépare et vérifie les demandes d'aide financière des étudiantes et étudiants des études supérieures du département; s'assure d'y apporter les modifications nécessaires suite à des changements, le tout en conformité avec les politiques en vigueur;
- Produit des rapports concernant la communauté étudiante aux études supérieures du département et les traite de façon à obtenir et fournir les renseignements requis pour des fins de gestions administratives et financières;
- Reçoit la documentation concernant les programmes de bourses disponibles, diffuse l'information ainsi que les modalités de programmes. S'assure que les formulaires de demandes sont complets. Achemine les formulaires ainsi que les avis départementaux;
- Participe à la préparation de l'horaire des cours aux études supérieures : valide les cours offerts, contacte le corps professoral, concilie leurs contraintes, vérifie la logistique pour leur enseignement, dresse la liste et achemine l'information à l'organisation de l'enseignement;
- Recueille les informations auprès des responsables de cours des cycles supérieurs du département concernant les examens et les quiz prévus durant chaque trimestre. Conformément aux procédures établies, obtient les approbations des personnes concernées. Crée la structure de notation, effectue la saisie des notes. S'assure que les échéanciers sont respectés. Transmet les résultats aux services appropriés et diffuse les notes aux étudiantes et étudiants;
- Assure un soutien aux professeures et professeurs de son groupe et effectue le traitement de demandes tel que demandes d'achats, paiements, rapports de déplacement des corps professoral et étudiant;
- Effectue le traitement et la saisie de textes tels que lettres, rapports, formulaires et listes. Distribue et expédie divers documents tels que formulaires, brochures, lettres et circulaires. Produit, sur demande, des statistiques relatives à son travail;
- Tient à jour l'inventaire des locaux, des téléphones, des prises réseau, de l'ameublement et des systèmes de clés pour la communauté étudiante aux études supérieures;
- Initie d'autres membres du personnel dont le travail est relié à son secteur d'activités;
- Assume la responsabilité d'un système de classement et d'archivage pour son secteur de travail, selon les politiques établies;
- Utilise divers appareils tels qu'ordinateurs, système informatisé de traitement de l'information, photocopieur et télécopieur, etc.;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
EXIGENCES
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction ou toute autre formation jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 20 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
MISE EN CANDIDATURE
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER".
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
Polytechnique Montréal est un employeur qui offre des chances égales d'emploi. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Date limite de soumission des candidatures : mardi 5 mars 2024, à 17 h.
Toute personne est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Merci de postuler en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/65d64a5c3d9194928111a03f/51fc022458b70066fae4a291/fr
.
Merci de postuler en ligne au : rita.cegid.cloud/go/65d64a5c3d9194928111a03f/51fc022458b70066fae4a291/fr
