Description
Sous la responsabilité de la coordonnatrice des services de consultation, la personne titulaire accomplit diverses tâches de secrétariat, plus particulièrement les fonctions les plus complexes et confidentielles de collaboration auprès des services de consultation.
Plus spécifiquement, elle :
- Effectue divers travaux d'ordre administratif reliés à l'aide financière aux études, assiste la responsable et donne une réponse de première ligne aux étudiants et étudiantes ;
- Répond aux demandes d'information à propos des incomplets "IN", recueille les formulaires et les documents exigés, valide certaines informations pour le traitement des demandes, effectue les suivis avec le service de cheminement scolaire ainsi qu'avec les étudiants et les étudiantes ;
- Conçoit et rédige des lettres et des notes de service ainsi que la correspondance courante ;
- Effectue la révision des textes qui lui sont soumis afin de s'assurer de la qualité du français ;
- Reçoit les courriels de plusieurs services et effectue les suivis nécessaires ;
- Assiste à des réunions et rédige des comptes rendus ;
- Collabore à la préparation de l'échéancier de certains travaux ;
- Organise matériellement les réunions de la direction, convoque les participants et prépare les dossiers nécessaires ;
- Assure l'accueil des étudiants et des étudiantes se présentant au carrefour-conseil, apporte l'aide et le support requis et, au besoin, les réfère aux personnes concernées ;
- Reçoit les communications téléphoniques, fournit les renseignements demandés et les achemine, au besoin ;
- Effectue la mise à jour du classement et s'assure de l'application des règles et des procédures en vigueur ;
- Crée des tableaux, des graphiques et tout autre support visuel pour les besoins du service ;
- Accomplit toutes autres tâches connexes.
Exigences
- Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue ET
- Avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.
Profil recherché
- Posséder des aptitudes au travail de bureau (vitesse de frappe et précision au clavier) et une très bonne connaissance des méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat ;
- Posséder une excellente connaissance de la langue française ;
- Posséder des compétences en rédaction d’écrits administratifs, en révision de textes et en production de compte rendu de réunion ;
- Posséder un niveau approprié d’habileté et d’expérience dans l’utilisation des logiciels de la suite Office, particulièrement Word, Excel et PowerPoint ;
- Connaissance du logiciel de présentation Prezi (un atout);
- Faire preuve d’une très grande discrétion et du respect pour le caractère confidentiel de l’information reçue ;
- Posséder des aptitudes en communication et en relations interpersonnelles : sens de l’accueil, souci du service à la clientèle et facilité à transmettre de l’information claire et précise ;
- Posséder un bon sens de l’organisation, de l’autonomie et un esprit d’initiative ;
- Être habileté à gérer son temps, ses priorités et à s’organiser afin de respecter les délais ;
- Posséder les aptitudes à agir en respectant les normes et les procédures établies et à assurer la précision des données et des informations ;
- Posséder d'excellentes capacités pour le travail d’équipe.
Tests requis : Test de français et informatiques (Word 2-Excel 1)
Salaire et avantages
22.54 $ - 26.00 $
Adresse où postuler
De la même organisation
