Assistante, assistant administratif - Direction du développement du campus
Référence : 53150000011
Durée : Régulier, temps, plein
Endroit : Montréal
Date d’échéance : jeudi 22 février 2024, à 17 h
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
L'équipe de la Direction du développement du campus est responsable de la planification et de la réalisation des projets immobiliers. Elle intègre et coordonne les domaines de la planification, du développement de projets, de la conception et de l'ingénierie, de la gestion des projets et de la gestion de l'espace afin de livrer des projets à haute valeur ajoutée répondant aux besoins de Polytechnique.
Sous la direction du directeur du développement du campus, la personne recherchée assure un soutien dans l'accomplissement des tâches de la Direction du développement du campus. Elle assume la responsabilité de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de son unité. Elle contribue au bon fonctionnement des comités de direction et de gestion des projets immobilier majeurs et des comités institutionnels reliés à la planification et à la gestion des espaces.
Principales responsabilités
Gestion administrative
- Administre le secrétariat de la Direction du développement du campus.
- Analyse, trie et filtre les demandes d'informations à l'interne et à l'externe.
- Assiste à des réunions et rédige des comptes rendus.
- Assure le suivi des dossiers.
- Produit des rapports annuels.
- Soutient le directeur et l'équipe dans la mise à jour des directives et politiques.
- Planifie et prépare l'agenda du directeur.
- Traite les courriels et le courrier du directeur.
- Supervise le système de classement et d'archivage.
- Rédige la correspondance et divers documents et rapports. Voit à la mise à jour des pages Web de l'unité.
Comités institutionnels
- Établit les calendriers annuels des réunions du Comité du plan directeur des espaces et du Comité pour l'attribution et la gestion des espaces.
- Contribue à la préparation de la documentation.
- Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions.
Projets majeurs
- Établit les calendriers des réunions des comités directeurs et de gestion pour les projets immobiliers majeurs.
- Contribue à la préparation de la documentation.
- Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions.
- Produit les rapports de suivi des projets.
- Assure le suivi administratif des projets auprès de partenaires gouvernementaux.
Dossiers annuels
- Contribue à la préparation du plan directeur des investissements universitaires et de la déclaration des budgets d'investissements en maintien des actifs immobiliers.
- Assure le bon cheminement des dossiers dans les instances de Polytechnique.
- Soutient le secteur Planification et gestion des espaces pour la mise à jour annuelle de l'inventaire des espaces de Polytechnique.
Gestion financière
- En collaboration avec le directeur du développement du campus, prépare et effectue le suivi du budget de fonctionnement de l'équipe.
- Tient à jour les états de compte et les transactions de revenus et de dépenses.
Gestion matérielle
- Participe à la planification et l'organisation matérielle d'activités telles que réunions, colloques, congrès, voyages, etc.
- Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions.
- Gestion des ressources humaines
- Assiste le directeur dans les volets administratifs de la gestion de ressources humaines de l'équipe.
- Au besoin, supervise le travail du personnel clérical temporaire ou occasionnel pour faire face aux fluctuations de la charge de travail.
Autres activités connexes
- Sur demande, effectue des projets et mandats à court terme et souvent non récurrents.
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) ou une formation jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de huit (8) années d'expérience pertinente.
Aptitudes et qualités recherchées
- Capacité de travailler sur plusieurs mandats en même temps.
- Connaissances approfondies de différents logiciels, tels que Word, Excel, PowerPoint, SAFIRH, courriel, agenda électronique.
- Excellentes habiletés rédactionnelles.
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit ainsi qu'une connaissance de l'anglais fonctionnel.
- Initiative, autonomie, discernement et polyvalence, sens de l'organisation du travail et rigueur d'exécution
- Connaissance de la suite Adobe Creative Cloud un atout.
Rémunération
Classe 12 (de 53 466 $ à 90 526 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
Emploi régulier.
Temps complet - 5 jours/semaine.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
Date limite de soumission des candidatures : jeudi 22 février 2024, à 17 h.
Toute personne est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/65c52eb4bf7848991203981a/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 12 (de 53 466 $ à 90 526 $).
