Coordonnatrice, coordonnateur gestion administrative et financière
Référence : 09000000001
Durée : Emploi subventionné
Endroit : Montréal
Date d’échéance : mardi 13 février 2024, à 17 h.
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité du directeur du CM², la personne recherchée coordonne l'ensemble des activités de nature administrative et financière du Centre en étroite collaboration, avec différentes personnes intervenantes internes et externes, afin d'offrir les services répondant aux besoins du Centre. Elle accompagne le personnel de recherche dans la gestion financière de contrats, de projets et de financements particuliers en vue de s'assurer de la conformité des processus. Elle fournit un appui dans divers autres dossiers, projets et activités qui requièrent son expertise.
Principales responsabilités
- Coordonne les activités administratives et financières du Centre (production des documents administratifs et financiers en fonction des dates de tombées, application de diverses politiques institutionnelles telles que l'allocation des équipements ou la gestion des accès, suivi des divers travaux en collaboration avec le directeur, prépare et tient à jour le calendrier des opérations;
- Assure la communication de première ligne avec les clientèles universitaires, institutionnelles et industrielles du CM² incluant les demandes de réservation des appareils, la négociation des prix, la gestion des projets et la planification des horaires d'utilisation des appareils;
- Assiste le personnel de recherche dans l'exécution des termes et conditions financières et administratives des différents fonds de recherche. Prend en charge les dossiers complexes, en assure un suivi rigoureux et joue un rôle-conseil auprès des personnes utilisatrices du Centre et des partenaires externes afin de prendre les meilleures décisions pour toutes les parties impliquées;
- Prépare les budgets annuels de tous les projets/comptes-UBR (plus de 10) du Centre et les présentent au directeur. Prépare des budgets de plusieurs années pour des demandes de subvention selon les règles de calcul de l'organisme subventionnaire. Prépare les états financiers trimestriels de chaque projet/compte;
- Assiste le directeur dans la planification annuelle et l'administration des fonds. Coordonne les mises à jour des budgets de fonctionnement, de salaires et d'investissements selon les priorités établies par le directeur. Fait le suivi des enveloppes particulières selon les critères établis;
- Est responsable des opérations comptables et financières incluant la collection des comptes à recevoir, la facturation aux personnes utilisatrices, comprenant proposition et préparation d'accords avec la clientèle. Maintient à jour les statistiques sur les opérations du Centre et produit divers rapports afférents;
- Participe à l'identification de nouvelles sources de financement pour le Centre et de nouvelles opportunités d'affaires avec des partenaires industriels et universitaires. Rédige les demandes de financement et le montage financier avec les partenaires;
- Gère l'entretien des appareils scientifiques : participe aux négociations et à la planification logistique avec les fournisseurs, le personnel technique et les personnes utilisatrices lors de problèmes. Planifie et ajuste des réservations sur les appareils;
- Participe activement à la revue et à l'amélioration continue des processus. Identifie les problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités, met en place des solutions ou émet des recommandations;
- Assure une liaison avec les différentes unités de Polytechnique dans le but d'échanger sur les bonnes pratiques et de s'assurer d'obtenir l'information en continu aux questions soulevées. Assure également une communication fréquente avec les services;
- Coordonne, au besoin, la mise à jour et la diffusion d'informations liées à la promotion des activités du Centre;
- Participe activement à différents comités de Polytechnique;
- Effectue d'autres tâches, projets ou mandats qui lui sont confiés par le directeur.
Scolarité
- Baccalauréat dans une discipline jugée pertinente (administration, comptabilité, ressources humaines) ou une formation jugée équivalente, combinée à un minimum de huit (8) années d'expérience pertinente.
Expérience
- Expérience pertinente de trois (3) ans en gestion de projets, en coordination d'équipe et en gestion budgétaire.
Aptitudes et qualités recherchées
- Intérêts entrepreneuriaux.
- Intérêt marqué pour des projets techniques et scientifiques dans un cadre universitaire.
- Aptitudes en gestion de projets.
- Habileté à gérer des situations complexes et à trouver des solutions novatrices.
- Excellente maîtrise de la langue française (écrite et orale) et très bonne connaissance de la langue anglaise (écrite et orale).
- Habiletés démontrées dans ses relations interpersonnelles.
- Capacité d'écoute et service à la clientèle.
- Aptitudes marquées pour le travail en équipe.
- Aisance à naviguer à travers les différents outils informatiques.
Rémunération
Classe 10 (de 57 488 $ à 97 334 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
Emploi subventionné.
Temps complet - 5 jours par semaine.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
Date limite de soumission des candidatures : mardi 13 février 2024, à 17 h.
Toute personne est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/65b02df56e987cf3c2396b72/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 10 (de 57 488 $ à 97 334 $).
