En bureautique, elle coordonne le travail d’une équipe ou accomplit les travaux techniques les plus complexes.
En organisation scolaire, elle participe aux opérations techniques liées à l'admission, à l'inscription, au choix de cours, à la confection d’horaires de même qu'à la gestion du dossier de l’étudiante ou de l’étudiant et du fichier informatique. Elle participe aux calculs relatifs à la charge et à l'allocation du personnel enseignant.
Citoyenneté : Admission des étudiants internationaux et vérification du statut de résident du Québec
• Effectuer le processus de validation de la citoyenneté des étudiants internationaux, notamment :
o Être le lien entre le Collège, les étudiants internationaux, et divers intervenants et institutions;
o Appliquer les règles et normes prescrites par les différents paliers de gouvernements et le MEES.
• Vérifier les statuts de résident du Québec pour l’ensemble d’étudiants du Collège;
• Promouvoir les différentes ententes dans le domaine, entre autres :
o Programmes d’exemption de frais de scolarité;
o Programme de bourses d’excellence;
o Entente Québec-France;
o Programmes de travail ou stage (au campus et hors campus).
• Effectuer et vérifier toutes les étapes nécessaires aux exigences de l’assurance collective pour les étudiants non couverts par la RAMQ, notamment :
o Adhésion et administration de l’assurance privée;
o Gestion des cas d’exception avec l’assureur privé;
o Facturation et suivi des paiements.
• Produire les documents nécessaires, selon le statut de l’étudiant, à l’obtention des documents légaux permettant aux étudiants internationaux d’étudier au Québec;
• Développer et tenir à jour différents outils de travail dans CLARA;
• Traiter et effectuer le suivi des dossiers des étudiants internationaux;
• Répondre de la conformité des dossiers lors des vérifications ministérielles;
• Travailler en étroite collaboration avec le Service des Finances pour la déclaration des étudiants internationaux.
L’admission : Admission des étudiants de l’enseignement régulier :
• Effectuer des opérations et tâches administratives reliées à la gestion des dossiers d’admission, entre autres :
o Établir un calendrier des opérations SRAM et Organisation scolaire;
o Préparer des lettres d’admission et une procédure d’inscription;
o Récupérer le fichier Idéfix du SRAM;
o Assurer le lien entre les employés de l’organisation scolaire et les différents services intervenant à l’admission, tests de classement et l’inscription des étudiants;
o Produire diverses statistiques sur l’admission
o Répondre en personne, par téléphone, ou par courriel aux étudiants et candidats concernant leurs besoins d’informations pour leur dossier d’admission, assurer un suivi ou transférer aux ressources appropriées.
L’organisation scolaire :
• Effectuer les opérations nécessaires aux imputations pour le calcul des frais de scolarité pour les étudiants internationaux (facturation);
• Créer et modifier l’horaire-maître, entre autres :
o Saisir les contraintes et assigner des locaux;
o Procéder à l’assignation massive;
o Traiter les rejets lors de l’assignation des cours.
• Veiller à la création et attribution des codes permanents;
• Former du nouveau personnel de différents niveaux;
• Recevoir et informer les étudiants pour des problèmes particuliers.
Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes
Scolarité
Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureaucratique, ou un diplôme / attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Autres exigences
· Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit.
· Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques.
· Maîtriser l’application des règles et l’analyse des contraintes applicables dans le cadre de la création de l’horaire maître et des grilles de cours. La personne doit réussir le test écrit.
- Posséder l’habilité de coordonner le travail d’une équipe, d’assumer des tâches complexes, de gérer les priorités et d’exercer son expertise avec autonomie. La personne devra réussir le test écrit de mise en situation.
Atouts
Connaître les logiciels Coba et Clara.
Service: Organisation scolaire
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieure immédiate : Luce Delisle
Ancienne titulaire : Jacqueline Granda
Période : Dès que possible;
Salaire : De 24,21$ à 32,32$ l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal
Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.
COMMENT POSTULER ? Les personnes intéressées doivent postuler sur l’affichage numéro 2324-SR-080 avant 16 h 30, le 25 janvier 2024, à www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/.
