Sous la direction du, de la supérieur(e) immédiat(e), cette personne exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives ou académiques et assure la bonne marche du bureau en son absence.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines www.rhu.uqam.ca/NBN31.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Cette personne:
- Tient à jour l'agenda de la direction et prend les dispositions s'y rattachant en tenant compte des urgences et des priorités; s'assure du respect des échéanciers; reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d'information provenant de la clientèle;
- Effectue la recherche, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents tels que tableau, lettre, plan d'activités, effectue la saisie et le traitement de textes ou de données nécessaires à leur production
- Effectue diverses tâches de support à l’organisation de réunions telles que conciliation des disponibilité préparation de l’ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l’étude des dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les comptes-rendus;
- Fournit le support clérical et administratif au personnel du service;
- Tient à jour la comptabilité relative aux budgets de fonctionnement et en effectue la saisie de données correspondante; concilie les rapports émis par les services financiers; assume la responsabilité d'une petite caisse;
- Tient à jour le système de classement relié à ses activités; effectue la mise à jour et le transfert de certains dossiers au Service des archives et de gestion des documents.
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d'études secondaire
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente
Autres :
- Minimum de 75 % au test de français.
- Très fortes habiletés de synthèse et de rédaction.
- Maîtrise de la suite Office.
- Habileté dans les communications verbales.
- Autonomie.
- Capacité de travail en équipe.
- Excellente gestion du stress et capacité à travailler plusieurs dossiers simultanément.
- Capacité d’organisation du travail reconnue.
Salaire : Entre 43 741$ et 58 328$
Classement salarial : 6
Groupe d'emploi : Soutien administratif
Numéro du poste : Affectation temporaire - Période indéterminée
Statut : Temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : D : Athanase-David
