Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Faculté de science politique et de droit | Département des sciences juridiques (2280)
Groupe d'emploi : Bureau
Statut : Régulier temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : W : Thérèse-Casgrain
DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Cette personne :
- Effectue en regard des échéanciers et à partir de notes, la saisie et le traitement de textes et/ou de données nécessaires à la production de divers documents tels que : examen, plan de cours, lettre, procès-verbal, rapport budgétaire, demande de subvention, tableau, article et projet de recherche; en commande l’impression, les vérifie et les transmet aux personnes concernées;
- Communique avec les professeures, professeurs, ainsi qu’avec les chargées, chargés de cours au sujet notamment de leur plan de travail, des processus d’évaluation, des ententes d’évaluations, des plans de cours (collecte), etc.;
- Reçoit différents formulaires administratifs, tels qu’offre ou demande de service et révision et modification de notes; s’assure que les informations sont complètes et les achemine aux intervenantes concernées, intervenants concernés; vérifie leur disponibilité et assure le suivi de la décision;
- Utilise des bases de données pour faire du classement et de la visualisation de données numériques et en extrait des données à la demande de la direction du département;
- Photocopie, numérise et classe divers documents (papiers et numériques) relatifs au fonctionnement du département et aux tâches de sa direction, et le cas échéant, les achemine aux personnes concernées;
- Accueille la clientèle, lui donne des renseignements sur les activités, les politiques et les règlements de son unité et, lorsque requis, la réfère aux personnes concernées ou effectue des recherches dans la documentation ou auprès de différentes unités afin d’obtenir l’information demandée;
- Tient à jour l’inventaire des fournitures de bureau et des formulaires nécessaires aux activités de l’unité à laquelle elle est associée, établit la liste des articles à commander; remplit les réquisitions d’achat et les soumet à la personne désignée pour fins d’autorisation; vérifie l’état et la quantité des marchandises lors de la réception; s’assure de la conformité avec les bons de livraison, les signe et les transmet à la personne concernée.
L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente
Autres : Minimum de 75 % au test de français.
Salaire : Entre 24.83 $ et 31.45 $
Classement salarial : 6
