Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : ESG | Département de management (2440)
Groupe d'emploi : Bureau
Statut : EMPLOI PROVISOIRE POUR UNE DURÉE DE TROIS (3) MOIS AVEC POSSIBILITÉ DE PROLONGATION
Horaire : Régulier 35 heures / semaine, du lundi au vendredi de jour
Pavillon : DS : J.-A.-De-Sève
DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Cette personne :
- Accueille la clientèle et lui donne des renseignements sur les activités, les politiques et les règlements de son unité et, lorsque requis, la réfère aux personnes concernées ou effectue des recherches dans la documentation ou auprès de différentes unités afin d'obtenir l'information demandée;
- Participe à la planification des activités académiques tel que; l’impression et la distribution de tous les examens et planifie les séances de consultation des évaluations avec les étudiants. Supporte l’assistante administrative dans le processus d’embauche des auxiliaires d’enseignement ainsi que par la recherche et la confirmation des surveillances d’examen;
- Cherchant à favoriser le travail d’équipe avec ses collègues des autres départements de l’ESG, elle participe activement aux communautés de pratiques existantes. Bien que son poste soit lié au Département de management, elle pourra être amenée de manière temporaire à travailler avec un autre département et/ou à effectuer des tâches d’un autre sous-secteur à la demande de son supérieur;
- Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle, commande de la nourriture et distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions en présentiel, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolution et assure le suivi des décisions qui en découle;
- Tient à jour l'agenda de la personne désignée et prend les dispositions s'y rattachant telles que modification de l'agenda en tenant compte des urgences et des priorités; s'assure du respect des échéanciers et remet les cas en suspens à la personne désignée au moment approprié; reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d'information provenant de la clientèle
- Effectue la recherche, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents tels que tableau, lettre, plan d'activités, modification budgétaire et rapport de dépenses, effectue la saisie et le traitement de textes ou de données nécessaires à leur production;
- Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que voyage, congrès et colloque; réserve l'hébergement, le transport en commun, les locaux et les équipements audiovisuels; voit à l'affichage des publicités dans les pavillons;
- Contrôle, commande et tient à jour différents inventaires tels que clés, matériel de bureau, liste et produits relevant de l'unité à laquelle elle est associée et en effectue la saisie de données correspondantes; remplit le formulaire approprié, le transmet à la personne désignée aux fins de signature et l'achemine à l'unité administrative concernée; règle les problèmes qui y sont associés et en assure le suivi;
- Effectue des recherches et des vérifications à l'aide de différents documents tels que politique, procédure, règlement et répertoire de cours afin de fournir des renseignements à la direction, au personnel enseignant, aux employées, employés, étudiantes, étudiants ainsi qu'à la clientèle externe de l'Université; règle les problèmes relevant de sa compétence; tient à jour les cahiers de procédures et politiques; communique avec différents organismes afin d'obtenir ou de transmettre de la documentation et des informations reliées à la gestion de ses activités;
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente
Autres : Minimum de 75 % au test de français.
Salaire : Entre 26.20 $ et 31.92 $
Classement salarial : 6
