Secrétaire administrative (ressources humaines)
Numéro de référence : SR2223-45
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Direction : Direction des ressources humaines
Service : Service des ressources humaines
Nom du supérieur immédiat : Caroline Bastien
Statut de l'emploi : S - Remplacement à temps partiel
Durée de l'emploi prévue : Remplacement de congé de maternité
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : Horaire de 4 jours flexibles par semaine ;
Environnement de travail au bureau avec possibilité de télétravail ;
Date de l'affichage : 2023-04-21
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2023-04-27 16:30
Échelle salariale : Entre 22,54 $/heure et 26,00 $/heure, selon la scolarité et l'expérience
Entrée en fonction prévue : 2023-05-29
NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant de la direction adjointe au Service des ressources humaines - responsable du personnel de soutien et professionnel, la personne occupant l’emploi de secrétaire administrative accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.
Spécifique au poste :
Notamment, elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, de brouillons ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle rédige les comptes rendus, les procès-verbaux et les documents nécessaires au bon déroulement de divers comités auxquels elle assiste, lorsque requis.
Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques. Elle tient à jour les échéanciers. Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance, rapports, bilans ou autres. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux communications téléphoniques et donne des renseignements d’ordre général. Elle effectue des travaux de photocopie. Elle participe à l’élaboration de systèmes de classement et les tient à jour.
Elle s’assure du bon déroulement des différentes activités du service (clinique de vaccination, formation et perfectionnement, etc.) en y réalisant l’ensemble des travaux administratifs.
Elle traite les données financières (préparation des demandes d'avances, de chèques, d'engagement et de dépenses et autres).
Elle tient à jour certains dossiers des personnes qu’elle assiste et voit à leur agenda et aux échéanciers des activités du service (notamment pour les rencontres pour les congés, retraite et ouverture de dossiers). Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d’information, divers documents susceptibles d’intéresser le personnel de l’unité administrative et en assume la diffusion.
Elle s’occupe de la logistique des réunions de certaines activités du service et prépare les dossiers nécessaires. Plus spécifiquement, elle fournit une assistance reliée aux activités de dotation en utilisant le logiciel de gestion électronique des candidatures et assure le lien auprès des divers intervenants.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS
- Assister et soutenir le personnel du service à l'égard de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives.
- Planifier et organiser, en collaboration avec les principaux intervenants, la logistique de différentes activités (activités institutionnelles et autres) tout en assurant le bon déroulement.
- Agir à titre de personne-ressource.
- Veiller au maintien de l'inventaire et à son approvisionnement.
- Assurer une gestion documentaire efficace.
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité/Expérience :
- Diplôme d’études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
- Expérience pertinente d'au moins quatre (4) années.
Autres conditions exigées :
- Niveau avancé de la langue française orale et écrite
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office; Word niveau intermédiaire; Excel niveau intermédiaire
- Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat
Qualifications souhaitées
- Expérience en ressources humaines, un atout ;
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :
- Outlook (agenda et courrier électronique) ;
- PowerPoint ;
- Logiciel de gestion électronique des candidatures (CV Manager ou autres).
- Discrétion et confidentialité de mise ;
- Orientation service à la clientèle ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement actif qui demande beaucoup de rigueur ;
- Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.
Tests requis :
- Réussite des tests de français et de certification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/6442f92d36641cde0fdbc311/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 22,54 $/heure et 26,00 $/heure, selon la scolarité et l'expérience
