Secrétaire de direction, non syndiqué
Numéro de référence : NS2223-01
Catégorie d'emploi : Administration
Direction : Direction des ressources humaines
Service : Service des ressources humaines
Nom du supérieur immédiat : Geneviève Turcot
Statut de l'emploi : P - Régulier à temps complet
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 08h30 à 16h30 (35 heures/semaine).
Date de l'affichage : 2023-02-15
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2023-02-28 16:30
Échelle salariale : Entre 55 609 $ et 74 144 $
NATURE DU TRAVAIL
Relevant du directeur du Service des ressources humaines, la personne occupant le poste de secrétaire de direction, non syndiqué, assiste et soutien administrativement le directeur ainsi que les membres de son équipe dans la réalisation de l’ensemble des activités de : secrétariat, administratives, financières et légales de la direction par l’utilisation de techniques de secrétariat dédiées, entre autres, à la communication, la production et la gestion de documents, la logistique de rencontres et d’événements et la coordination des activités administratives courantes. Elle participe à l’élaboration des objectifs poursuivis, assume le leadership des façons de faire tout en maximisant leur efficacité.
Notamment, elle gère les appels téléphoniques, les courriers électroniques et l’agenda du directeur. Elle prépare et rédige, à partir de brouillons, de notes, de textes, d’indications ou d’idées maîtresse et voit à la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation, formulaire ou autres et en assure la révision (orthographe et syntaxe). Elle dépouille et distribue le courrier (incluant le courrier électronique) et répond à certaines demandes. Elle compile des données variées, les met à jour et produit les rapports statistiques, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et met en page les rapports incluant textes, tableaux et graphiques.
Elle voit à la logistique des réunions, assiste aux réunions, prend les notes et rédige les procès-verbaux et les comptes rendus tout en assurant un suivi. Elle organise l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes, les déplacements extérieurs en faisant les réservations, en préparant le matériel nécessaire et en complétant les formulaires requis. Elle traite les données financières, entre autres, elle prépare les demandes d’avances, de chèques, d’engagements de dépenses et autres.
Elle a également, le cas échéant, à superviser les activités du secrétariat et à participer au traitement des dossiers du personnel administratif.
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS
- Assister et soutenir le directeur dans l’ensemble de ses fonctions (gestion d'agenda, organisation de réunions, etc.).
- Réaliser l’ensemble des activités de secrétariat et de soutien administratif de la direction (procès-verbaux, présentations, rapports, correspondances, etc.)
- Planifier, organiser, superviser les activités de secrétariat et participer à la gestion du personnel de soutien.
- Assurer une gestion documentaire efficace.
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité / Expérience
- Diplôme d’études collégiales dans un champ de spécialisation appropriée notamment, technique en bureautique et un certificat universitaire qui devra être pertinent à l’emploi;
- Expérience pertinente d’au moins cinq (5) ans;
- Maîtrise essentielle de la langue française orale et écrite ainsi qu'une excellente habileté rédactionnelle;
- Maîtrise d’une méthode de prise de notes rapide ;
- Doigté rapide au clavier alphanumérique ;
- Maîtrise essentielle d'un environnement et d'outils informatiques;
- Microsoft office : Word, Excel, Power Point, agenda et courrier électronique.
- Discrétion et confidentialité de mise;
- Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome dans un environnement actif qui demande beaucoup de rigueur;
- Initiative, sens développé de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles.
Habiletés / Aptitudes
- Organisation. Agencer et mettre en place les ressources (matérielles, financières) et les moyens (systèmes, procédures ou autres) tout en tenant compte des contraintes et des composantes pouvant influencer le déroulement des activités pour la réalisation des objectifs.
- Orientation service à la clientèle. Être en mesure d'établir de bonnes relations afin de cerner les besoins et d'y répondre.
- Planification. Dresser la liste des actions et les prioriser dans le temps, déterminer les ressources requises.
Attitudes / Comportements
- Autonomie. Remplir les attributions d'un poste avec une supervision restreinte.
- Initiative. Être en mesure de proposer, d'amorcer des actions de son propre chef plutôt que de réagir aux demandes, aux évènements.
Tests requis :
- Réussite des tests de français
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/63ed42af7b3105a8d46eb31d/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 55 609 $ et 74 144 $
