Durée : permanent.
Endroit : Montréal
Date d'échéance : jeudi le 5 janvier 2023, à 17 h.
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité de la supérieure immédiate, la personne recherchée assure un soutien dans l'accomplissement de ses tâches et responsabilités face à la mission de Polytechnique Montréal, tout en assumant la responsabilité de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de son unité.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Gestion administrative :
- Gère l'agenda de la directrice, effectue la prise de rendez-vous, filtre les courriels et les demandes d'information provenant de l'interne et de l'externe. Analyse les demandes reçues pour effectuer une gestion efficace des priorités;
- Prépare les documents nécessaires au bon déroulement des réunions et comités. Assiste aux réunions, prend les minutes et rédige les procès-verbaux;
- Assiste la directrice sur ses mandats en cours, en fonction des priorités du service. Assure la coordination et le suivi des dossiers administratifs, des activités et des projets qui lui sont confiés et apporte son soutien aux différentes sections du service;
- Rédige les lettres, avis et correspondances pertinentes à la gestion des dossiers et assure la révision des communications en s'assurant de la qualité du français;
Gestion des ressources humaines :
- Participe à l'accueil du personnel du Service des ressources humaines, prépare les plans d'intégration en collaboration avec les gestionnaires du service et prend en charge les différentes étapes préalables à l'arrivée du personnel du Service des ressources humaines;
Gestion financière :
- En collaboration avec les personnes responsables, coordonne les mises à jour budgétaires et contribue aux différentes redditions de compte demandées. Au besoin, assure la liaison avec les parties prenantes pour assurer une saine gestion financière. Au besoin, évalue et suggère des projets ou initiatives ayant besoin de soutien financier;
Gestion matérielle :
- Participe à la planification et l'organisation opérationnelle et matérielle d'activités spéciales. Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions;
Autres activités connexes :
- Effectue, sur demande, des projets et mandats à court terme et souvent non récurrents.
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) ou formation jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de neuf (9) années d'expérience pertinente.
Aptitudes et qualités recherchées
- Connaissances approfondies de différents logiciels tels que : Word, Excel, PowerPoint, courriel, agenda électronique et base de données de l'organisation (SAFIRH).
- Connaissances du processus budgétaire (contrôle et suivi).
- Excellente maîtrise du français (parlé et écrit) et connaissance fonctionnelle de l'anglais.
- Initiative, autonomie, discernement et polyvalence, sens de l'organisation du travail et rigueur d'exécution.
- Bonnes connaissances des processus académiques de Polytechnique Montréal (atout).
Classe 12 (de 50 642 $ à 85 745 $).
Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles;
- 15 jours fériés;
- Congés sociaux et parentaux;
- Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d'été);
- Possibilité de télétravail;
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine;
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement;
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées.
Durée et/ou horaire de travail
Temps complet - 5 jours par semaine.
Mise en candidature
Date limite de soumission des candidatures : jeudi 5 janvier 2023, à 17 h.
Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
www.polymtl.ca/carriere/offres-demploi/assistante-assistant-administratif-regulier-service-des-ressources-humaines
