Unité organisationnelle | Secteur de travail : École des sciences de la gestion | Département d’études urbaines
Groupe d'emploi : Technique
Statut : Contrat jusqu'en décembre 2024
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : R : des Sciences de la gestion
DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Sous la direction de la directrice administrative, du directeur administratif et en collaboration avec la directrice, le directeur du département ou de l’École, cette personne accomplit des tâches à caractère administratif telles que l’encadrement administratif du personnel de l’unité, la gestion de ressources financières et matérielles afin d’assurer l’efficacité du fonctionnement de l’unité et des services offerts à la clientèle. Elle planifie, organise, coordonne et évalue les activités dont elle a la responsabilité. Elle agit à titre de personne-ressource et conseille la clientèle dans la résolution de problèmes.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BZ01 et au Syndicat.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
1. Relevant de la direction administrative de l’ESG, cette personne a à cœur le service à la clientèle, organise le secrétariat du département de manière à offrir le meilleur support possible à la direction départementale, aux enseignants et aux étudiants. Elle coordonne le travail des employés du département et agit comme personne-ressource du département pour le personnel de soutien. Elle est responsable de l’accueil, la formation et l’intégration des nouveaux employés au sein du département;
2. A la responsabilité de mettre en application au niveau administratif les décisions de la direction de l’École dans son département. Notamment, elle veille au respect de la directive sur le télétravail tout en assurant l’ouverture du département selon les besoins de services;
3. Appuie la direction de l’École dans l’implantation de nouveaux processus (en lien avec les budgets, les RH ou autre) et la gestion de divers dossiers pour l’École. Elle collabore étroitement avec lui et la direction du département dans la mise en place des meilleures pratiques de gestion départementale;
4. Cherchant à favoriser le travail d’équipe avec ses collègues des autres départements de l’ESG, elle participe activement aux communautés de pratiques existantes. Bien que son poste soit lié à un département, elle pourra être amenée à travailler avec un autre département et/ou à effectuer des tâches d’un autre sous-secteur à la demande de son supérieur;
5. Planifie gère et contrôle les dépenses associées aux budgets du département tels que budgets de fonctionnement, d’auxiliaires d’enseignement, d'investissement et fonds spéciaux du département; analyse les données nécessaires à l'élaboration des budgets et assiste la personne désignée dans la préparation des budgets; prépare des prévisions budgétaires et formule les recommandations appropriées;
6. Coordonne et prépare les affichages des charges de cours; reçoit les candidatures, effectue des vérifications telles le pointage et les exigences de qualification d'enseignement, attribue les cours selon les dispositions de la convention collective et prépare les contrats; transmet les dossiers aux fins d'approbation et en assure le suivi; rencontre le nouveau personnel enseignant et le conseille dans la résolution de problèmes d'ordre administratif;
7. En collaboration avec les intervenants impliqués, coordonne les activités associées à l'organisation des sessions de son unité tels qu’horaire-maître, consolidation des commandes de cours et négociation des groupes-cours; compile et vérifie le choix de cours des professeurs-es et soumet à la personne désignée aux fins d'approbation la répartition finale des tâches d'enseignement; tient à jour, vérifie et corrige la comptabilisation des tâches professorales selon les dispositions de la convention collective; collabore à la mise à jour de la banque de cours;
8. Identifie les besoins de l'unité en auxiliaires d'enseignement; prépare les demandes budgétaires à soumettre au Directeur administratif pour chaque trimestre; prépare les affichages, compile les candidatures et fait les contrats;
9. Planifie et coordonne les opérations associées aux demandes de locaux et d'espaces de travail, au déménagement ou à l'aménagement, à l'acquisition et à l'installation d'équipement, de matériel et de fournitures; tient à jour les inventaires et assure le lien avec les unités administratives concernées.
L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de comptabilité et de gestion
Expérience : Deux (2) années d'expérience pertinente
Autres :
Habiletés à superviser une équipe de travail.
Habiletés à résoudre des problèmes administratifs et budgétaires.
Salaire : Entre 26.74 $ et 38.72 $
Classement salarial : 8
