Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
De façon plus spécifique, la personne:
•Répond aux appels et aux courriels des candidats et fournit les renseignements d’ordre général sur la reconnaissance des acquis et des compétences de façon à les aiguiller adéquatement;
•Accueille les personnes et les dirige en fonction de leurs besoins;
•Reçoit les dossiers d'admission des candidats, vérifie les documents fournis et effectue les relances lorsque le dossier est incomplet;
•Planifie les séances d'information et en assure l'organisation matérielle;
•Révise et met à jour des informations pour l'ensemble des documents du bureau;
•Assure le suivi du courrier interne et externe (1 à 2 fois par jour);
•Maintient à jour quotidiennement les banques de données concernant les demandes de renseignements (clientèle potentielle, partenaires, différents regroupements, organismes) sur le suivi des candidats, sur l’utilisation des locaux, etc.;
•Révise et corrige des textes à la demande du personnel d’encadrement et du personnel professionnel pour les activités courantes du Bureau;
•Exécute des travaux administratifs de nature relativement complexe et effectue des tâches de secrétariat inhérentes aux besoins du Bureau (statistiques, registre d’information, traitement de texte, relance des candidats potentiels, etc.);
•Assure l'organisation matérielle des réunions de l'équipe;
•Assure le lien avec le service d’imprimerie pour l'impression des documents requis pour les activités de l’unité administrative.
•Très bonnes aptitudes pour le service à la clientèle;
•Très bonne habileté à travailler en équipe;
•Très bonnes aptitudes pour la communication (clientèle, partenaires internes et externes);
•Très bonne capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et avoir le souci du détail et très bon jugement;
•Très bonne capacité d'organiser son travail en tenant compte des priorités;
•Très bonne connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel et PowerPoint);
•Très bonne connaissance de la langue française (parlée et écrite) (réussir test de français niveau II); Être en mesure d'utiliser convenablement le progiciel CLARA, et ce, après avoir reçu un perfectionnement, si cela s'avère nécessaire;
•Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise (parlée et écrite), un atout;
•Connaissance des processus de la reconnaissance des acquis et des compétences, un atout.
Attributions caractéristiques :
Voir le Plan de classification du personnel de soutien.
Connaissances sujettes à évaluation par le biais de tests et d’entrevue :
Test de français (Niveau II) Test de Word (Niveau avancé)
Test d’Excel (Niveau avancé)
Test d’anglais
Du lundi au vendredi de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h
Taux horaire : Minimum : 22,36 $ Maximum : 25,00 $
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.
