Technicien(ne) en administration (SSADP)
Numéro de référence : SR2223-08(02)
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Direction : Direction adjointe des études au soutien à l'apprentissage et au développement pédagogique
Service : Service du soutien à l'apprentissage et du développement pédagogique
Nom du supérieur immédiat : Anne Le Blanc
Statut de l'emploi : S - Remplacement à temps complet
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : 35 h/semaine, de 8 h 00 à 16 h 00, du lundi au vendredi ;
Date de l'affichage : 2022-09-29
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2022-10-06 16:30
Échelle salariale : Entre 24,21 $/heure et 32,32 $/heure, selon la scolarité et l'expérience
NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant de la directrice adjointe des études au Service de soutien à l’apprentissage et du développement pédagogique (SSADP), la personne occupant l'emploi de technicien.ne en administration accomplit divers travaux techniques à caractère administratif en lien avec les unités administratives (bibliothèque, centres d’aide, perfectionnement, recherche et innovation, SAIDE, numérique et technopédagogique, activités internationales) du service. Elle peut assister du personnel de soutien de même que les personnes usagères de ces unités administratives.
Spécifique au poste :
Notamment, elle prépare les réquisitions d’achat, les demandes de paiement, les factures interservices et les documents de transferts budgétaires. Elle recherche et prépare les informations nécessaires en vue de la refacturation de services et les imputations budgétaires. Elle recherche et collige les informations requises pour certains dossiers spécifiques. Elle traite toutes les données financières (préparation de réquisition d’achat, demandes de paiement, frais de déplacement, factures, demandes d’avance, de chèques, d’engagements de dépenses et autres). Elle effectue diverses activités relatives à la préparation de la paie.
Elle prend part à la création et à la gestion des bases de données du Service. Elle exploite différentes bases de données du Collège. Elle crée des gabarits permettant la compilation de toute cueillette de données. Elle compile des données par la saisie dans différents chiffriers électroniques, de bases de données et de systèmes de gestion du Collège et produit les rapports afférents, dont le rapport annuel pour les activités reliées au SSADP. Elle interprète et analyse de façon sommaire les résultats de certaines statistiques.
Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page de divers documents pouvant inclure des textes, des tableaux et des graphiques. Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance, rapports, bilans ou autres. Elle tient à jour certains dossiers, voit à l'agenda et aux échéanciers. Elle peut rédiger des comptes rendus, des procès-verbaux ou des documents nécessaires au bon déroulement des divers comités institutionnels auxquels elle peut assister, lorsque requis. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
Elle voit aux relations avec les autres unités administratives, les organismes et les fournisseurs externes. Elle maintient une étroite collaboration avec tous les employés du Service, les services du Collège et plus spécifiquement, le Service de la comptabilité et le Service de l’approvisionnement. Elle recherche et répond aux questions des employés du Service concernant notamment l’utilisation de certains logiciels et les différents outils de travail nécessitant l’utilisation de l’informatique.
Elle accomplit aussi un ensemble de travaux administratifs qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie en rapport avec les dossiers réguliers et spéciaux de la direction des études, les travaux administratifs courants et la gestion de l'information tant de l'interne que de l'externe. Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux communications téléphoniques et donne des renseignements d’ordre général. Elle effectue des travaux de photocopie. Elle participe à l’élaboration de systèmes de classement et les tient à jour.
Elle s’occupe de la logistique des réunions, des activités du service et prépare au besoin les dossiers nécessaires. Elle compile et maintien à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques.
Elle assure le suivi de divers outils logistiques (inventaire des clés, prêt de clés, organigramme du Service, etc.). Elle voit au suivi de la procédure d’accueil du nouveau personnel du Service.
Elle collabore à la rédaction des procédures de fonctionnement et leur mise en place, à l’élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de gestion et à leur mise en application. Elle identifie, aux fins d’information, divers documents d’intérêt et en assume la diffusion. Elle procède et maintient à jour la classification des dossiers et de la documentation en fonction de la Politique de gestion documentaire incluant la documentation électronique et voit à l’épuration et l’archivage des dossiers.
Elle procède à la vérification et au maintien à jour de dossiers relatifs notamment aux contrats de service. Elle maintient à jour les systèmes de gestion de licences de logiciels. Elle recherche et répond aux questions des employés du Service concernant notamment les modalités d’utilisation des licences de logiciels et des numéros de série.
Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d’opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel tout en veillant au suivi de la procédure d’accueil du nouveau personnel du Service. Elle peut être appelée à initier les nouvelles personnes, voir à la distribution et à la vérification du travail tout en donnant son avis sur la qualité des travaux exécutés. Elle a également, le cas échéant, à superviser les activités de l’agent de soutien administratif et à participer à la gestion du personnel de soutien telle que l’embauche, l’évaluation, la gestion du temps.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS
- Assister et soutenir les gestionnaires dans l’ensemble de leurs fonctions.
- Saisir, traiter diverses données générales en lien avec le SSADP et produire les rapports afférents.
- Procéder au suivi des dossiers financiers reliés notamment au budget de fonctionnement et du budget lié aux activités internationales et à la préparation de la paie.
- Assister le personnel professionnel et de soutien du service à l'égard d’activités opérationnelles et d’utilisation de l’informatique au SSADP.
- Saisir, traiter diverses données générales en lien avec les technologies et produire les rapports afférents.
- Veiller au maintien de l'inventaire et à son approvisionnement.
- Assurer une gestion documentaire efficace.
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité/Expérience :
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Autres conditions exigées :
- Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
- Niveau intermédiaire de la langue anglaise orale et écrite ;
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire ; Excel niveau intermédiaire.
Qualifications souhaitées
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Outlook (agenda et courrier électronique).
- Orientation service à la clientèle ;
- Discrétion et confidentialité de mise ;
- Compréhension des budgets et des états financiers ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome dans un environnement actif qui demande beaucoup de rigueur ;
- Sens de la débrouillardise ;
- Être en mesure de déterminer la priorité des demandes et les traiter en fonction des priorités et des échéanciers ;
- Autonomie, jugement, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.
Tests requis :
Réussite des tests de français et de certification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/63360334b81bc832128405cf/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 24,21 $/heure et 32,32 $/heure, selon la scolarité et l'expérience
