Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)
L’Observatoire francophone pour le développement inclusif par le genre (OFDIG) est une unité de recherche qui a démarré en 2022. L’Observatoire développe des partenariats de recherche dans le domaine des études de genres dans la Francophonie. Pour en savoir davantage sur l’OFDIG : www.ofdig.org
Nous sommes à la recherche d’une personne pour rejoindre notre petite équipe dynamique afin de nous apporter un soutien au plan de l’administration des finances et de la gestion des activités courantes.
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Observatoire francophone pour le développement inclusif par le genre (OFDIG)
Groupe d'emploi : Bureau
Statut : Sous octroi de subvention
Horaire : Temps partiel, 14h à 21h/semaine, à discuter
Pavillon : A : Hubert-Aquin : Campus central
DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Cette personne sera amenée à :
1. Assister les directrices dans la planification et l’organisation d’activités internes et externes les prévisions budgétaires en examinant les dépenses des années précédentes, puis en préparant des plans budgétaires à court et à long terme, conformément aux exigences de l’UQAM
2. Examiner les soumissions budgétaires de l’OFDIG afin d’assurer leur conformité avec les directives et les exigences de l’UQAM
3. Assurer le suivi et concilier les budgets d’activités, de projets et de recherche sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle; identifier les écarts et créer des écritures correspondantes
4. Préparer les formulaires financiers (remises de fonds/comptabilité, demandes de remboursement et de dépenses, demandes de chèques, feuilles de temps de paie, virements bancaires, bons de commande et processus de paiement des fournisseurs, etc.)
5. Assurer la liaison avec les services financiers, comptes à payer, et comptabilité à l’UQAM et les partenaires externes de l’OFDIG au Canada et à l'étranger
6. Assurer les communications avec les partenaires externes et dans l’Université.
PROFIL RECHERCHÉ :
• Expérience de travail en administration financières dans une unité universitaire ou connexe ;
• Connaissance du fonctionnement propre à l’UQAM (règles, systèmes et procédures) (un atout) ;
• Expérience en gestion financière; en suivi et réconciliation budgétaire ;
• Excellentes aptitudes organisationnelles; gestion du temps, effectuer plusieurs tâches à la fois ;
• Démontre autonomie et débrouillardise ;
• Capacité à gérer des documents confidentiels.
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente
Autres : Minimum de 75 % au test de français.
Salaire : Entre 24.83 $ et 31.45 $
Classement salarial : 6
L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.
