Description

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité : analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiante et de l’étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

Rôle et responsabilités

Le coordonnateur ou la coordonnatrice de l’admission collabore à la planification, à la coordination du travail lié à l’admission et à la gestion des bourses, assure le suivi et la qualité des dossiers. De plus, cette personne agit à titre d’expert : étudie et solutionne les dossiers particuliers ou complexes, de même que les problématiques techniques liées à la gestion des dossiers d’admission, des bourses et à l’application des procédures.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:

Planifie et coordonne le travail de l’équipe d’admission.
- Assure l’orientation, la formation technique de toute nouvelle personne en poste à l’admission.
- Transmet aux membres de l’équipe toute nouveauté et tout changement apporté aux conditions d’admissibilité et aux processus d’admission.
- Veille à leur application et à la qualité de l’information communiquée et saisie.
Détermine les priorités et met à jour le calendrier des opérations de l’admission et des bourses en veillant au respect des délais prévus.
Gère le processus d’admission, analyse les candidatures et identifie les boursiers potentiels :
- Établit le niveau de programme d’études en regard à sa durée, structure, son contenu et ses conditions d’admissibilité et verse des verdicts d’admission;
- Étudie et trouve des solutions à des cas complexes requérant une analyse approfondie.
- Évalue l’excellence scolaire et identifie les candidatures admissibles aux bourses d’admission.
Assure le suivi et le traitement des dossiers de candidatures.
- Sur présentation des pièces requises, met à jour les dossiers dans le système de gestion intégré.
- Relance les personnes étudiantes inscrites dont le dossier n’est pas conforme; les informe des conditions et des échéances à respecter afin de pouvoir étudier à HEC Montréal.
Développe des outils permettant de faciliter l’établissement des équivalences de diplômes et de comparer les systèmes scolaires entre eux afin d’établir l’admissibilité, la constance des évaluations et des décisions d’admission.
Agit comme personne-ressource auprès de l’équipe, du service, de la direction pédagogique et comme agent de liaison auprès des différents partenaires internes et externes :
- Participe à des comités sur demande concernant l’admission, les bourses et le recrutement.
Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (lettres, rapports, statistiques, règlements, procédures, guides, etc.) et participe à la révision du matériel promotionnel et d’admission.
Participe à l'accueil des candidates et candidats lors de séances d'information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.
Harmonise les opérations en collaboration avec la coordonnatrice des opérations du programme
Soumet tout dossier requérant une attention particulière et soumet ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Exigences

Profil recherché

Baccalauréat jumelé à 2 années d’expérience pertinente
- L’absence d’un baccalauréat pourrait être compensé par un diplôme d’études collégiales jumelé à 6 années d’expériences de travail pertinente
Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
Très bonne connaissance des environnements technologiques d'usage courant
Aptitudes pour la supervision, la coordination et le travail d'équipe
Sens de l'organisation et de la planification
Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
Leadership et autonomie
Capacité d’adaptation dans un environnement en évolution
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
Intérêt marqué pour l'apprentissage de nouvelles technologies
Respect des règles d'éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Disponibilité à travailler à l'extérieur de l'horaire régulier