ASSISTANTE, ASSISTANT ADMINISTRATIF (Régulier) DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE L'INNOVATION
Référence : 00001802
Durée : Régulier, temps plein
Endroit : Montréal,
Date d’échéance : 29 juin 2022
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui près de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité du supérieur immédiat, la personne recherchée lui assure un soutien dans l'accomplissement de ses tâches et responsabilités face à la mission de Polytechnique Montréal, tout en assumant la responsabilité de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs.
Principales responsabilités
Gestion administrative :
- Administre le secrétariat de la direction;
- Planifie, tient à jour et gère les agendas du directeur de la recherche et de l'innovation et de la directrice adjointe à la recherche;
- Organise et coordonne les différentes réunions (Commission de la recherche, Comité de gestion de la direction et autres comités du secteur recherche);
- Prépare et distribue les ordres du jour, assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et effectue le suivi des décisions;
- Coordonne les concours administrés par la Direction ainsi que les dossiers du secteur recherche (p. ex. : processus d'évaluation et de suivi du statut des chercheurs et chercheurs invités, subvention PIED, concours UPIR, Prix d'excellence en recherche et innovation, etc.);
- Analyse, trie et filtre les demandes d'informations à l'interne et à l'externe et assure le suivi des dossiers administratifs. Rédige la correspondance et divers documents;
- Assure la gestion du système de classement et d'archivage;
- Effectue des tâches relatives à l'application de certaines lois et processus applicables à Polytechnique sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Gestion des ressources humaines :
- Supervise le travail du personnel;
- Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel et prépare les avis de mutation, départs, etc.
Gestion financière :
- En collaboration avec son supérieur, élabore et effectue le suivi du budget de fonctionnement de la direction;
- Tient à jour les états de compte et les transactions de revenus et de dépenses;
- Gère les échéanciers, assiste le directeur dans la gestion du budget et effectue au besoin la reddition de compte pour les Fonds de recherche (p. ex. : Fonds généraux de recherche, Fonds supplémentaires de recherche, autres contributions, etc.).
Gestion matérielle :
- Participe à la planification et l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que : colloques, congrès, déplacements, etc.
- Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions.
Autres activités connexes :
- Effectue, sur demande, des projets et mandats à court terme et non récurrents (études, recherches de renseignements et organisation d'événements spécifique à la direction ou de rayonnement pour Polytechnique Montréal).
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) ou une formation jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de neuf (9) années d'expérience pertinente.
Aptitudes et qualités recherchées
- Capacité à travailler de façon autonome et professionnelle avec d'autres personnes de l'équipe de direction.
- Capacité à travailler en respectant des échéanciers serrés.
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Microsoft Office.
- Apprentissage rapide de nouveaux logiciels.
- Solides aptitudes en communication et capacité à intervenir en faisant preuve de sensibilité et de discernement.
- Connaissances du processus budgétaire (contrôle et suivi).
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit ainsi qu'une connaissance de l'anglais fonctionnel.
- Initiative et polyvalence.
- Sens de l'organisation du travail et rigueur d'exécution.
Rémunération
Classe 12 (de 50 642 $ à 85 745 $).
Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles;
- 15 jours fériés;
- Congés sociaux et parentaux;
- Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d'été);
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine;
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement;
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées.
Durée et/ou horaire de travail
Temps complet - 5 jours/semaine.
Mise en candidature
Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/62a0e090135505fc579d263e/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 12 (de 50 642 $ à 85 745 $).
SVP Postulez en ligne au : rita.illicohodes.com/go/62a0e090135505fc579d263e/51fc022458b70066fae4a291/fr
