Description

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiante et de l’étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

Rôle et responsabilités

L’agent-conseil ou l’agente-conseil est responsable des analyses, du traitement technique et des contrôles associés aux différentes étapes du cheminement de l'étudiante et de l’étudiant. Conseille la clientèle étudiante tout au long des études, et ce, à toutes les étapes du processus, depuis l’admission jusqu’à la diplomation.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:

Guide et fournit des informations aux étudiantes et étudiants sur leur cheminement scolaire et rencontre ceux qui en manifestent le besoin afin de les aider à atteindre leurs objectifs.
Informe les personnes étudiantes ou candidates sur les programmes d’études de son secteur d’activités.
Assure la gestion courante des dossiers étudiants en conformité avec les directives, les structures de programmes et le Règlement régissant l’activité étudiante.
Analyse les demandes de réadmission ou de changement de programme selon les normes et exigences en vigueur, applique les règles de transition au besoin. Vérifie l’exactitude des verdicts transmis aux étudiantes et étudiants.
Dans le cadre des programmes d’échanges, valide et approuve les choix de cours des étudiantes et étudiants.
- S’assure d’une mise à jour continue des informations relatives à l’historique des équivalences et à la charge de cours des établissements partenaires.
- Collabore avec les Services aux étudiants pour le suivi des dossiers étudiants.
Étudie et traite les inscriptions conformément aux règles établies (entente interuniversitaire, cohortes étudiantes, équipes de travail, etc.).
Étudie les demandes de reconnaissance des acquis, les achemine pour approbation aux autorités concernées s’il y a lieu et vérifie l’exactitude des réponses transmises aux étudiantes et étudiants.
Analyse les dossiers étudiants une fois la scolarité terminée et recommande l’octroi du diplôme.
Communique aux étudiantes et étudiants des réponses officielles au nom de la direction pédagogique et agit comme personne-ressource auprès de la direction du programme et des différents partenaires internes et externes.
Effectue la mise à jour des dossiers étudiants dans le système de gestion intégré.
Participe à l'accueil des personnes candidates ou étudiantes lors de séances d'information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.
- Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.
Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (lettres, statistiques, jurisprudence, règlements, procédures et guides).
Agit comme personne-ressource lors de l’élaboration et de la révision des procédures administratives et pédagogiques.
Soumet tout dossier requérant une attention particulière et soumet ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Exigences

Profil recherché

Diplôme d'études collégiales dans une discipline jugée pertinente
Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
Maîtrise des logiciels de bureautique niveau intermédiaire, notamment les fonctions de Word et d’Excel
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.
Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
Capacité d’analyse et de synthèse, habileté pour la résolution de problèmes
Sens de l’organisation et de la planification, initiative et autonomie
Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress
Rigueur et équité dans l'application de règles
Capacité d’adaptation aux changements
Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)
Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP) (atout)
Connaissance des logiciels Visio, Qualtrics, Sharepoint et Adobe Pro (atout)