Secrétaire administrative (Formation continue et service aux entreprises)
Numéro de référence : SP2122-23(05)
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Direction : Direction des études
Service : Direction adjointe des études
Nom du supérieur immédiat : Virginie Chartrand
Statut de l'emploi : S - Régulier à temps complet
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi ;
• À noter que l’horaire peut être appelé à être modifié en fonction de la programmation des formations.
• Environnement de travail de bureau.
Date de l'affichage : 2022-05-26
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2022-06-08 16:30
Échelle salariale : Entre 22,54 $ et 26,00 $ / heure selon la scolarité et l'expérience
NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant du directeur adjoint de la formation continue, du service aux entreprises et de l’ATE-Placement, la personne occupant l’emploi de secrétaire administrative accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec un ou plusieurs membres de l’équipe.
Spécifique au poste :
Notamment, elle compose des documents, ainsi que la correspondance courante à partir d'idée maîtresse. Elle s’occupe de la logistique des réunions et de certaines activités et voit à la préparation des dossiers nécessaires. Elle rédige les comptes rendus ou les documents nécessaires au bon déroulement des diverses rencontres auxquelles elle assiste, lorsque requis.
Elle oriente et conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d’information, divers documents susceptibles d’intérêt et en assume la diffusion.
Elle apporte un soutien au service aux entreprise en répondant aux demandes d’information de la clientèle actuelle et future. Elle aide à la logistique lors d’activités de formations en présentiel ou à distance. Elle s’occupe de valider et de faire le suivi des documents manquants nécessaire à l’admission pour certaines formations.
Elle participe au développement et à la mise à jour des outils du service en faisant du télémarketing auprès des clients existants ou de la prospection auprès de nouveaux clients.
Elle tient à jour les dossiers et les registres concernant le travail accompli et elle effectue la correspondance inhérente à son travail. Elle propose en continu des façons d’améliorer les procédures de travail en lien avec les nouvelles technologies de l’information.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS
- Assister et soutenir la direction de la formation continue à l'égard d’activités de secrétariat et administratives.
- Soutenir les activités du service à la clientèle et les activités du service aux entreprises.
- Assurer une gestion documentaire efficace.
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité/Expérience :
- Diplôme d’études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
- Expérience pertinente d'au moins quatre (4) années.
Autres conditions exigées :
- Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire ; Excel niveau intermédiaire.
- Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat ;
- Maîtrise de la préparation des ordres du jour et de la rédaction des procès-verbaux.
Qualifications souhaitées
- Connaissance des outils suivants en bureautique : Power Point ; Outlook (agenda et courrier électronique).
- Discrétion et confidentialité de mise ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome ;
- Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.
Tests requis :
- Réussite des tests de français et de certification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/6290e740e3ad8c919f416a81/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 22,54 $ et 26,00 $ / heure selon la scolarité et l'expérience
