Description

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction des ressources humaines soutient les stratégies de l’École et participe à son efficacité en favorisant un milieu où les conditions sont propices à l’épanouissement tant professionnel que personnel de ses employés. Elle veille au maintien d’un environnement de travail sain et sécuritaire, stimulant, juste et équitable, en conformité avec les lois, règlements et politiques en vigueur. Elle offre des services-conseils à la direction de l’École, aux gestionnaires et au personnel dans ses divers champs d’expertise.

Le secteur paie, intelligence d’affaires RH accompagne la mission de l’École dans toutes ses activités administratives RH, qui sont au cœur de la vie universitaire. En plus, de l’administration de la paie et des fins d’années, ceci comporte d’importantes et rigoureuses redditions de comptes et de rapports analytiques permettant à la DRH de jouer un rôle stratégique pour HEC Montréal. Elle voit à la gestion et au développement des systèmes d’informations, des indicateurs et à l’amélioration continue des processus, pour ainsi apporter une réflexion stratégique et critique, essentielle au succès de l’École.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente – traitement de l’information, paie et comptabilité accomplit l’ensemble des opérations nécessaires au traitement des contrats d’embauche, à la gestion des dossiers d’employés, à l’émission de la paie aux vérifications comptables nécessaires à la tenue des registres de paie et aux travaux de fins d’années fiscale et financière.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

PAIE

Effectue les traitements relatifs à la paie des employés.
Concilie la paie, vérifie les données, corrige, documente et effectue divers travaux à cet effet, notamment :
- S’assure que les retenues à la source, les déductions, les cotisations, les impôts et les remises soient, selon le cas, prélevés ou ajoutés correctement.
- Effectue divers calculs liés à la paie (congés annuels lors départ, assurances, valeur de la cotisation au régime retraite lors de congés, congés parentaux, congés sans traitement partiel, retraites progressives, indemnités de fin d’emploi, etc.).
- Revoit les retenus des employés(ées) en absence prolongée (maternité et ILD).
- Note les écarts lors des conciliations à la suite des opérations paie.
- Prépare et envoie aux institutions bancaires les fichiers de dépôts bancaires et d’émission de chèques.
- Émet les chèques manuellement lors du rejet de dépôt.
- Vérifie les différents documents nécessaires au traitement des dossiers d’employés.
Tient à jour le calendrier de la paie.
Voit au rappel des échéanciers particuliers lors de fins d’années financière ou fiscale, de période de congé, etc.
Dans le cadre des opérations relatives à l’émission de la paie, effectue les vérifications requises afin de s’assurer que les retenues à la source, les déductions, les cotisations, les impôts et les remises soient, selon le cas, prélevés ou ajoutés correctement.
Répond aux demandes d’information et aux commentaires relatifs à la paie ou en matière de l’impôt sur le revenu, dans le respect de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Prépare les relevés d’emploi et produit les attestations d’emploi lorsque requis.

COMPTABILITÉ ET CONFORMITÉ

En collaboration avec les Services comptables et de la trésorerie et le Service du budget, voit à la tenue des registres appropriés, prépare les écritures requises, effectue des conciliations et procède à différentes vérifications lors de la tenue de livre.
Collabore lors des analyses des comptes de bilan reliés à la paie, les écritures de journal et les vérifications comptables nécessaires à la tenue des registres de paie et du grand livre.
Au besoin, étudie et vérifie les données.
- Identifie, corrige et documente les écarts
- Explique les soldes aux différents comptes.
Effectue les opérations de transferts salariaux en fonction des demandes des différents services.
Veille à tous les paiements relatifs à la paie et aux avantages sociaux, aux fiduciaires, aux autres organismes et instances gouvernementales.
Produit les remises gouvernementales et assure le paiement pour différentes instances (Revenu Canada, Revenu Québec, RRHEC, compagnies d’assurance, etc.)
Collabore aux travaux de fin d’année civile et financière :
- Procède au contrôle des mises à jour reçues,
- Prépare, vérifie et émet des feuillets d’impôt et prépare les rapports requis par les organismes gouvernementaux dans le respect des échéanciers fixés et des lois en vigueur.
- Prépare, vérifie et saisit les transactions nécessaires dans le respect des échéanciers fixés.
Participe à la préparation de différentes écritures de journal. En collaboration avec l’analyste paie, voit à l’application des mécanismes de contrôle, de conciliation et d’enregistrement comptable du système de gestion intégré. Le cas échéant, avise de la non-conformité des résultats.
Se tient au courant des changements apportés à la Loi de l’impôt, la Loi de l’assurance-emploi, la Loi sur les normes du travail, etc. (retenues à la source, allégements fiscaux, régime de retraite, bourses, etc.) afin d’adapter les services de paie offerts par HEC Montréal. Informe son supérieur immédiat des modifications afin de les intégrer aux processus en place et de s’assurer que le progiciel les gère correctement.
Assure la conformité des règles et des lois et le respect des exigences du MELS.
- Assure une mise à jour relative aux législations liées aux salaires et aux prestations (retenues à la sources, réformes fiscales, régime retraite, bourses, etc.)
- Adapte les services offerts selon les changements apportés par les lois.

TRAITEMENT D'INFORMATION

Saisit, vérifie et met à jour les données des dossiers d’employés dans le système informatisé dans le respect des procédures et des principes d’intégration (ouverture de dossiers, données d’identité, coordonnées, statut d’emploi, rémunération, augmentations salariales, diplômes, etc.)
Étudie, vérifie et traite des demandes d’autorisation d’engagement ainsi que les contrats d’embauche et offre un soutien dans la préparation de la documentation (données d’identité, coordonnées, statut d’emploi, rémunération, augmentations salariales, diplômes, etc.)
Propose des solutions de traitement d’information, de saisie et de vérification des données.
Traite les demandes de paiement de bourse et de paiement pour traitement.
Offre un soutien aux utilisateurs du système décentralisé (ex. : préparation de leur feuille de temps (DPT)).
Collabore avec son équipe à la gestion et au développement du système, à l’implantation de nouvelles fonctionnalités et la mise en place de correctifs.
Effectue la recherche, la synthèse et l’agencement des données afin de produire des rapports ou des statistiques pour répondre à diverses demandes (ex : vérificateur interne et externe, organismes gouvernementaux).
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Profil recherché

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou dans toute autre discipline jugée pertinente
Minimum de six années d’expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance des principes de la Loi de l’impôt, de la Loi sur l’assurance-emploi, de la Loi sur les normes du travail et des notions comptables.
Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant, notamment Excel (fonctions intermédiaires-avancées)
Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
Capacité à travailler à l’intérieur des délais restreints
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
Esprit d’équipe et de collaboration
Capacité d'analyse et de synthèse et habileté pour la résolution de problème
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels et grande discrétion
Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
Membre et/ou Spécialiste en conformité de la paie de l’Institut national de la paie (atout)
Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (Ex : PeopleSoft) (atout)
Certificat en administration ou comptabilité ou autre domaine pertinent (atout)
Connaissance du milieu universitaire (atout)