SECRÉTAIRE (Temporaire) DÉPARTEMENT DE GÉNIE ÉLECTRIQUE
Référence : 00001774
Durée : Temporaire, temps plein
Endroit : Montréal
Date d’échéance : 19 mai 2022
Fondée en 1873, Polytechnique Montréal, qui s'apprête à fêter son 150e anniversaire, accueille aujourd'hui près de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses. Polytechnique favorise l'excellence et la créativité. Ces valeurs, de même que l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité la guident dans toutes ses activités. Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, et ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage particulièrement les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.
Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Prônant le développement durable, Polytechnique est certifiée STARS de niveau Or. Elle se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, économique et social.
Sous la direction de la supérieure immédiate, assure le soutien et le suivi de processus administratifs en vigueur dans son unité. Accueille et informe la clientèle. Effectue la saisie et la mise en page de documents et de formulaires (papier ou électronique). Traite le courrier. Effectue le classement, la photocopie et l'assemblage de documents.
Principales responsabilités
- Effectue la saisie et la mise en page de document (avec ou sans symbole scientifique) tels que lettres, rapports, examens, demande de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Vérifie l'exactitude des données, la qualité du français et l'esthétique de la présentation. Rédige la correspondance d'ordre courant;
- Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés de gestion des affaires étudiantes, administratives ou financières ainsi que des pages Web de son unité administrative. Produit les listes et des rapports requis à l'aide de logiciels appropriés;
- Remplit les formulaires (papier ou électronique) utilisés pour la gestion des activités du secteur. Vérifie l'exactitude des données (comptable, administratives, académique ou autres) et apporte les corrections. Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes. Peut aider les personnes responsables de la gestion des études ou administratives;
- Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies telles que: vente de matériel, tenue d'une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, prise d'inventaire (locaux, matériel, téléphonie), retour de marchandise, renouvellement des fournitures de bureau, gestion des clés et des accès, réquisition pour commande de biens et services, réservation de matériel, de locaux ou de services;
- Participe à la préparation et à l'organisation matérielle d'événements spécifiques tels que : colloque, congrès, exposition. Entre autres, cette personne se renseigne sur les prix, contacte la clientèle et distribue la publicité, enregistre les réservations et les rendez-vous, guide et informe les personnes participantes, encaisse les frais;
- Effectue des recherches dans la documentation (support papier, électronique ou autre) et communique avec les personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements;
- Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques. Note et transmet les messages. Prend des rendez-vous. Convoque les personnes participantes aux réunions;
- Accueille la clientèle, donne des informations générales concernant les services disponibles et les politiques, procédures, normes en vigueur dans son secteur. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère la clientèle à la personne responsable;
- Effectue le classement et tient à jour les tableaux d'affichage. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Effectue ou commande des travaux de photocopie en s'assurant du respect des normes. Trie et assemble les documents;
- Tient à jour et explique les applications informatisées courantes. Utilise de façon optimale différents logiciels tels que traitement de textes, bases de données, moteur de recherche, courrier électronique. Fait l'apprentissage des nouveaux logiciels mis en application;
- Utilise et voit à l'entretien courant des divers appareils de bureau tels que : micro-ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur, dictaphone, calculatrice. Fait les appels de service lorsque requis;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études secondaires (DES).
Expérience
- Une (1) à deux (2) années d'expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
Rémunération
Classe 4 (de 22,86 $ à 26,44 $).
Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 20 jours de vacances annuelles;
- 15 jours fériés;
- Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d'été);
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine;
- Régime de retraite à prestations déterminées.
Durée et/ou horaire de travail
Temps complet - 35 heures
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Mise en candidature
Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/6273e37f7922ad20a506a0d1/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 4 (de 22,86 $ à 26,44 $).
SVP Postulez en ligne au : rita.illicohodes.com/go/6273e37f7922ad20a506a0d1/51fc022458b70066fae4a291/fr
