Description

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Le Service des activités internationales et mobilité étudiante a pour mission de développer et de mettre en œuvre des programmes de formation et des activités de perfectionnement en gestion dans un contexte international. Il est responsable de la délocalisation des programmes d'études de l'École et des parcours internationaux. Il offre également une expérience internationale aux étudiants des partenaires institutionnels à travers ses programmes Learning Expédition. Il a également pour mission de promouvoir et d’administrer les programmes de mobilité étudiante à l’international avec nos partenaires universitaires.

Rôle et responsabilités

Le coordonnateur, la coordonnatrice des programmes collabore à la mise en œuvre et à la gestion d’un ensemble d’activités en appui aux gestionnaires de programmes et à la direction. Cette personne voit à la gestion de l’organisation logistique et de l’administration courante liées aux activités des programmes afin de répondre aux besoins et aux attentes des partenaires et d’assurer ainsi le bon fonctionnement et la réussite des programmes.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:

Développement de projets

Participe à la préparation des propositions de service et la conception de nouveaux programmes.
Effectue la collecte de données nécessaires à l’évaluation des ententes contractuelles.
Collabore à l’élaboration des dépliants, brochures promotionnelles des programmes.
Au besoin, représente son service et HEC Montréal, lors de la visite de délégation ou l’accueil de participants/étudiants des programmes.

Mise en œuvre des programmes

Assure la mise en œuvre et la gestion courante de l’ensemble des activités reliées aux programmes sous sa responsabilité.
Coordonne la logistique des séjours des intervenants à l'étranger, la préparation du matériel pédagogique et s’assure de la qualité du service et du matériel pour les programmes sous sa responsabilité.
Assure un suivi pour la réalisation des activités et le bon déroulement des programmes sous sa responsabilité. S’assure de la collaboration des divers services administratifs de l’école.
Compile les résultats des questionnaires d’évaluation des programmes de formation.
Répond aux demandes d’information de l’école sur les programmes à l’international ou sur les partenaires.
Collabore à la mise en œuvre des activités et les services offerts aux étudiants de HEC Montréal participant aux programmes sous sa responsabilité.
Développe et met en place tout instrument, outil ou système améliorant les opérations et l’atteinte des objectifs de son secteur de travail. En outre, participe aux projets de développement technologique de son secteur, implante les nouveaux processus, rédige des procédures, contrôle les accès, etc.
Met à jour le site web du service et ceux des programmes.

Accueil et encadre des participants/étudiants étrangers au Canada

S’assure de l’organisation des visites industrielles en fonction des activités prévues dans les différents programmes. Lorsque requis, les accompagne lors des visites ou interventions en entreprise.
Coordonne la logistique des séjours des participants/étudiants étrangers.
Évalue les besoins des participants/étudiants étrangers, les aide à résoudre certains problèmes, ou les dirige vers les ressources spécialisées et appropriées de l’école ou à l’externe et, au besoin, intervient auprès de celles-ci.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière ; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Profil recherché

Baccalauréat en administration des affaires ou dans toute autre discipline jugée pertinente
Minimum d’une année d’expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage à HEC Montréal
Connaissance des logiciels Rythmix et WordPress
Connaissance des enjeux internationaux, tant sur le plan économique, politique et culturel
Habiletés dans les relations interpersonnelles et pour le travail d’équipe
Autonomie et capacité de travailler sous pression et de gérer plusieurs dossiers à la fois avec un minimum de supervision
Bonnes aptitudes pour les communications orales et écrites
Créativité
Ouverture au multiculturalisme
Disponibilité pour travailler en dehors des horaires réguliers de travail
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion des dossiers confidentiels
Connaissance d’une langue autre que le français et l’anglais (atout)
Expérience de travail ou de vie à l’étranger (atout)
Connaissance du milieu universitaire (atout)