Description
Sous la supervision du coordonnateur des opérations – Responsable facultaire des événements, la personne devra réaliser diverses tâches événementielles et administratives.
- Veiller à l’aspect logistique des divers événements ayant lieu à la Faculté tels que des déjeuners rencontre, des réunions départementales, des lunchs, des cocktails réseautage, des soutenances de thèse, des colloques, etc. (style de montage, besoins audiovisuels, assurer le suivi des montages avec les ressources concernées)
- Faire la réservation des locaux pour les clients et proposer des choix de salles et des montages de celles-ci selon les besoins.
- Compiler les informations techniques pour chacun d’eux : soumissions, factures (boissons), les plans de salle, fichier de présence, etc.)
- S'occuper des inscriptions, du suivi des événements et envoi des courriels via EventBrite.
- Faire les demandes de soumissions et commandes auprès de différents traiteurs (commander des pauses-café, boîtes à lunch, buffet, assurer le suivi et accueillir les traiteurs).
- Répondre aux courriels d’information et rediriger aux intervenants concernés le cas échéant
- Faire le suivi des demandes de permis de réunion
- Etc.
Exigences
Scolarité : D.E.S.
Expérience : Pour être en mesure de réaliser le travail la personne devra avoir des connaissances en organisation d'événements. Logiciels : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, EventBrite, Wordpress.
Salaire et avantages
Taux horaire: 22,72$ à 25,75$
Salaire annuel: 41 491,95$ à 47 025,42$
Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
La personne doit être disponible à travailler à l'extérieur des heures habituelles lorsque certains événements l'exigent.
Durée du contrat ou de l'affectation temporaire
Du 7 février 2022 au 5 février 2023
Adresse où postuler
Dans la même catégorie: personnel de soutien
