Description

Le Cégep Vanier est un collège public de langue anglaise qui compte plus de 6000 étudiants de plus de 90 nationalités différentes inscrits à nos programmes de DEC. Nous avons également un département de Formation continue florissant qui offre des services aux apprenants adultes, aux étudiants internationaux ainsi qu'aux entreprises et à l’ensemble de la communauté. Vanier compte environ 1000 employés et offre un environnement de travail stimulant et un magnifique campus vert. Notre corps professoral et notre personnel dynamiques bénéficient de nombreux avantages, notamment un programme d'aide aux employés, un centre sportif et des cours de conditionnement physique, du développement professionnel, une garderie, des dispenses de frais d'études ainsi que des concerts de musique et d'autres activités.

Notre établissement s'engage à assurer la représentation de sa communauté; par conséquent, le Cégep Vanier accueille les candidatures des membres des minorités visibles, des minorités éthniques, des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées, des personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, et d'autres personnes ayant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. L'institution maintient son engagement envers l'excellence en éducation et reconnaît que l'augmentation de la diversité de son personnel soutient pleinement cet objectif.

Vanier offre une gamme remarquable de possibilités de carrière. Nous vous invitons donc à consulter nos offres d'emploi et à poser votre candidature afin que vous puissiez vous aussi devenir un fier membre de la communauté du Cégep Vanier.

Titre d’emploi: Agent ou agente du bureau aux admissions, classe I

Numéro de référence: S-21-22-2614

Catégorie d’emploi: Soutien

Direction: Systèmes académiques – Registraire

Services: Systèmes académiques – Registraire

Superviseur: Johanna Cosentino

Statut d’emploi: Régulier à temps plein

Durée du contrat: Permanent

Lieu du travail: Cégep Vanier

Horaire: Du lundi au vendredi, 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)

Début de l’affichage: 7 février 2022

Fin de l’affichage: 18 février 2022

Échelle salariale: $21.18 – $23.68

Date de début: 7 mars 2022

Description:

Sous la responsabilité du coordonnateur au registrariat, l’agent soutient le bureau des admissions au Registrariat.

Plus précisément, mais sans s'y limiter, l'agent de soutien administratif au bureau des admissions:

Aide au traitement des dossiers d'admission pour les programmes offerts à Vanier dans le secteur de jour;
Participe au processus d'admission des étudiants étrangers à la Formation continue et au secteur régulier et s'assure que tous les documents pertinents et valides ont été soumis par l'étudiant;
Vérifie et s'assure que toute l'information relative aux dossiers et aux registres des étudiants est maintenue avec exactitude selon les règles et les règlements des systèmes pédagogiques (actuellement Clara/Omnivox);
Vérifie les dossiers des étudiants et des demandeurs de preuve de résidence au Québec et les documents relatifs à la preuve de l'information sur la résidence au Québec;
Effectue la saisie des données, le balayage des documents pertinents et maintient à jour les données dans les systèmes pédagogiques (Clara/Omnivox);

Maintient l'exactitude de l'information sauvegardée dans les dossiers communs sur le lecteur Odrive;
Participe à tous les processus relatifs à la correspondance des documents dans le département;
Assiste dans tous les processus relatifs aux documents envoyés aux étudiants admis (lettres d'admission et tout autre matériel connexe);
Est responsable de la diffusion des informations et du matériel promotionnel à l’interne et à l’externe;
Crée des documents, des formulaires, des enquêtes et de la correspondance à utiliser en ligne, selon les besoins;

Compile les résultats des données provenant des rapports Clara, des feuilles de calcul, des formulaires et des enquêtes et assure le suivi;
Répond aux demandes de renseignements du public concernant tous les programmes du Collège, les conditions d'admission, les prérequis des cours ou des programmes, les procédures de demande, l'état des dossiers, les processus d'admission, les questions relatives à la résidence au Québec, ainsi que toutes les politiques et procédures académiques, et toutes les autres questions relatives au bureau des admissions;
Répond aux demandes de renseignements des étudiants étrangers, notamment pour le programme de jour régulier et la Formation continue;
Aide au processus du test d'admission en anglais ainsi qu'aux tests de classement en anglais et en français;
Assiste dans la vérification et le suivi des changements des droits de sécurité attribués dans les systèmes logiciels académiques : systèmes pédagogiques (Clara), systèmes ministériels (SOBEC, Socrate, entre autres), systèmes d'applications (SRAM), et suit les changements;

Assiste à la mise à jour des chemins critiques et du manuel de procédures;
Participe à toutes les autres activités du bureau des systèmes académiques et du registraire, selon les besoins;
Participe à toutes les formations requises pour le personnel.

Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.

Classification: Agent ou agente de soutien administratif, classe I (Administrative Support Agent, Classs I)

Horaire: Du lundi au vendredi, 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)

Exigences

Qualifications:

DEP avec une spécialité appropriée ou un DES, ou un diplôme ou une attestation reconnue comme équivalente;
Au moins un (1) an d'expérience pertinente.

Conditions exigées:

Solides compétences en anglais, à l'oral et à l'écrit (à tester);
Bonnes compétences en français oral et un français écrit fonctionnel (à tester);
Capacité à travailler avec précision sur des informations détaillées (à tester);
Connaissance intermédiaire de Word et connaissance intermédiaire d'Excel (à tester);