Agent(e) de soutien administratif, classe principale
Numéro de référence : SR2122-42
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Direction : Direction des communications
Service : Service des communications
Statut de l'emploi : S - Remplacement à temps complet
Durée de l'emploi prévue : Un an
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : de 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi ;
Travail en-dehors de l’horaire régulier occasionnellement selon les besoins ;
Environnement de travail de bureau.
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2022-01-31 16:30
Échelle salariale : Entre 22,49 $ et 27,54 $ / heure selon la scolarité et l'expérience
NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant du directeur des communications, la personne occupant l’emploi d'agent de soutien administratif classe principale, accomplit un ensemble de travaux administratifs spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie en rapport avec les dossiers réguliers et spéciaux du service, les travaux administratifs courants et la gestion de l'information tant de l'interne que de l'externe.
Spécifique au poste :
Notamment, elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, de brouillons ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle note les échanges et rédige les comptes rendus, les procès-verbaux, rapports et les documents nécessaires au bon déroulement de divers comités auxquels elle assiste, lorsque requis. Elle oriente, conseille sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle s’occupe de la logistique des réunions, des activités du service et prépare au besoin les dossiers nécessaires.
Elle organise et voit à la mise en œuvre de l’ensemble des activités relatives aux rencontres des comités chapeautés par la Direction des communications (convocation, préparation et envoi de documents, réservation de salle et d’équipements pertinents et autres selon les besoins). Elle s’assure du bon déroulement, au niveau administratif, des différentes activités organisées par le service (événements corporatifs). Elle fournit une assistance dans l’exécution des opérations courantes liées aux relations publiques, aux communications internes et à la promotion des programmes. Elle collabore à la préparation de l’échéancier des travaux et au suivi de la planification de ceux-ci.
Elle élabore et met à jour des procédures et outils de travail relatifs au service des communications. Elle procède et maintient à jour la classification des dossiers et de la documentation en fonction de la Politique de gestion documentaire incluant la documentation électronique et voit à l’élagage et l’archivage des dossiers. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques.
Elle procède au suivi des dossiers financiers reliés notamment aux budgets ainsi qu’à la préparation de la paie. Elle collige les informations nécessaires pour assurer un contrôle et une vérification des opérations. Elle prépare les documents nécessaires au suivi des dossiers financiers et à la préparation de la paie.
Elle assiste le Directeur et voit à son agenda ainsi qu’effectue les rappels nécessaires à la réalisation de ses activités.
Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux communications téléphoniques et donne des renseignements d’ordre général. Elle effectue des travaux de photocopie.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS
- Assister et soutenir le personnel du service à l'égard de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives pour la réalisation d’actions de communication et la production de documents corporatifs.
- Agir à titre de personne-ressource.
- Assurer une gestion documentaire efficace.
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité/Expérience :
- Diplôme d’études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
- Expérience pertinente d'au moins quatre (4) années.
Autres conditions exigées :
- Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire ; Excel niveau intermédiaire. Outlook (agenda et courrier électronique) ;
- Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat ;
- Maîtrise de la préparation des ordres du jour et de la rédaction des procès-verbaux.
Qualifications souhaitées
- Maîtrise du logiciel Adobe Power Point ;
- Discrétion et confidentialité de mise ;
- Orientation service à la clientèle ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement actif qui demande beaucoup de rigueur ;
- Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.
Tests requis :
- Réussite des tests de français et de certification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/61f15d1d77054897e6b7e7a7/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 22,49 $ et 27,54 $ / heure selon la scolarité et l'expérience
