Description

Secteur de travail | Unité organisationnelle : Rectorat
Groupe d'emploi : Soutien administratif

EMPLOI PROVISOIRE JUSQU’EN JANVIER 2024, AVEC DE TRÈS FORTES POSSIBILITÉS DE PERMANENCE! À QUI LA CHANCE?

Horaire : Régulier temps complet, 35 heures / semaine (lundi au vendredi)

Pavillon : D : Athanase-David

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Sous la direction du, de la supérieur(e) immédiat(e), cette personne exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives ou académiques et assure la bonne marche du bureau en son absence.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines www.rhu.uqam.ca/NBN31.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :

Sous la supervision de la directrice du Cabinet de la rectrice, cette personne :

Tient à jour l’agenda de la directrice du Cabinet de la rectrice et prend les dispositions s’y rattachant en tenant compte des urgences et des priorités; s’assure du respect des échéanciers et remet les cas en suspens à la directrice du Cabinet de la rectrice au moment approprié; reçoit, filtre et priorise les communications, les demandes de rendez-vous et les invitations qui lui sont adressées;
Collabore à l’organisation matérielle générée par les activités qui émergent du Rectorat; fournit le support logistique nécessaire à la réalisation de ces activités et assure la vérification du travail sous sa responsabilité;
Tient à jour la comptabilité relative aux budgets du Rectorat, effectue la saisie de données correspondantes et en assure le suivi;
Met en place des outils et utilise diverses technologies de l’information et de la communication favorisant le travail collaboratif, le suivi des projets, le partage, le stockage et l’archivage des documents: Dropbox, OneDrive, Confluence, Wiki, etc;
Prépare les dossiers et documents liés aux différents conseils, instances, tables de concertation et rencontres externes auxquels participe la directrice du Cabinet de la rectrice, et le cas échéant, assure le suivi des demandes auprès des personnes concernées;
Effectue diverses tâches de support à l’organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l’ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l’étude de dossiers; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés et assure le suivi des décisions qui en découle;
Effectue des recherches et des vérifications à l’aide de divers documents tels que politiques, procédure et règlement afin de fournir des renseignements aux personnes concernées; règle les problèmes relevant de sa compétence;
Dépouille le courrier, en prend connaissance, le tri et le distribue en fonction des priorités; en l’absence de la directrice du Cabinet de la rectrice, traite les urgences; rédige la correspondance, la transmet pour fins de signature et signe celle d’ordre courant et assure le suivi des dossiers;
En collaboration avec la directrice du Cabinet de la rectrice, planifie et organise ses déplacements et lorsque requis, facilite les déplacements et l’accueil des visiteuses, visiteurs; organise des activités ou des évènements initiés par le Rectorat;
Reçoit et dirige les visiteuses, les visiteurs vers les personnes concernées;
Assure, en collaboration avec l’assistante de la rectrice, la gestion des dossiers pour un repérage rapide et un classement rigoureux des informations importantes.

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. La priorité sera donnée aux personnes ayant le droit de travailler au Canada.

Exigences

EXIGENCES NORMALES :

Scolarité : Diplôme d'études secondaires
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente

Autres : Minimum de 75 % au test de français. Habileté dans les communications verbales. Autonomie. Capacité de travail en équipe.

Salaire et avantages

Salaire : Entre 41 735 $ et 55 650 $
Classement salarial : 6

Avantages :