COORDONNATRICE, COORDONNATEUR - PROGRAMMES DE BOURSES DE RECHERCHE (Poste régulier) DIRECTION DES ÉTUDES SUPÉRIEURES
Référence : 00001530
Durée : Permanent, temps plein
Endroit : Montréal, Québec
Date d’échéance : jeudi 18 février 2021, à 17 h
Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de 9 500 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 500 personnes aux compétences diverses. Polytechnique favorise l'excellence et la créativité. Ces valeurs, de même que l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité la guident dans toutes ses activités. Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, et ayant reçu la certification Parité de niveau Argent de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage particulièrement les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.
Située sur le mont Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Prônant le développement durable, Polytechnique est certifiée STARS de niveau Or. Elle se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, économique et social.
Au sein de la direction des études supérieures, sous la responsabilité de la supérieure immédiate, la personne titulaire du poste est responsable des programmes de bourses de recherche principalement destinés aux étudiantes et étudiants des cycles supérieurs de Polytechnique Montréal. Cette personne agit à titre d'agente de liaison pour l'établissement auprès des différents organismes subventionnaires des gouvernements québécois et des gouvernements canadiens. Cette personne assure la promotion et la coordination des concours, ainsi que le paiement et le suivi des bourses octroyées. La personne fait des recherches, analyse des résultats, propose des formations et de l'encadrement aux étudiantes et étudiants et fait des recommandations pour développer une culture de prix et distinctions à Polytechnique Montréal et améliorer les performances de Polytechnique Montréal à ces concours.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
Administration des programmes de bourses de recherche :
- Agit à titre d'agente ou agent de liaison avec les organismes subventionnaires fédéraux (CRSNG, IRSC, CRSH), provinciaux (FRQNT, FRSQ, FRSQC) et autres organismes boursiers. Se tient à l'affût des nouveautés et des changements de règlements dans l'administration des concours de bourses de recherche et veille à leur application. Gère et coordonne l'ensemble des activités en lien avec les concours de bourses de recherche destinés aux étudiantes et étudiants de Polytechnique en fonction des quotas et des échéances imposés par les organismes externes. Établit les calendriers d'opération en fonction des différentes contraintes externes et internes et met en oeuvre les concours. Administre le processus de dépôt des candidatures, interprète les règlements régissant les concours et s'assure de la conformité des dossiers reçus en fonction des règles en vigueur (admissibilité, critères de sélection, modalités de dépôt des candidatures, etc.). En prévision des comités internes de sélection, analyse les candidatures reçues, recherche et collige des données en vue de préparer des grilles synthèses. S'assure de la conformité des données, analyse les résultats des concours et fait des recommandations aux membres du comité et à la direction des études supérieures. Assiste aux rencontres organisées par les organismes subventionnaires, soulève les problématiques et recommande des pistes de solutions au nom de l'institution. En collaboration avec la directrice des études supérieures, forme les comités de sélection composés de professeures et professeurs, assiste et soutien les membres des jurys lors des réunions et veille au respect des normes exigées par les organismes subventionnaires;
Suivis administratifs et financiers :
- S'assure que les dossiers recommandés par l'établissement soient conformes aux exigences des organismes subventionnaires et procède à leur soumission par l'entremise des différents portails et valide l'admissibilité des boursières et boursiers.
- Une fois les bourses octroyées, rentre des informations sur les nouvelles boursières et nouveaux boursiers et met à jour le fichier des boursières actives et boursiers actifs. S'assure du montant total à payer et de la durée de la bourse en prévision des paiements. S'assure que toutes les boursières et tous les boursiers qui détiennent une bourse respectent les conditions des organismes subventionnaires. Réalise les suivis nécessaires pour s'assurer que tous les boursières et boursiers reçoivent leur versement à temps chaque session.
- Effectue et soumet les redditions de comptes annuelles et les rapports destinés aux organismes subventionnaires. Conçoit et produit des rapports statistiques et tient à jour les procédures internes régissant son travail;
Promotion des programmes et communications :
- Est responsable de la promotion des concours de bourses de recherche disponibles. Conçoit, rédige et met à jour des outils de communication (guides, site Web, formulaires, bases de données, etc.) et des documents visant à faire la promotion des programmes de bourses auprès des étudiantes et étudiants, des professeures et professeurs et des départements. Met en place des stratégies innovantes afin de recruter les meilleures candidatures et s'assure d'atteindre les quotas exigés. Assure une diffusion optimale des concours de bourses de recherche auprès des étudiantes et étudiants, des professeures et professeurs au sein des différents départements. Anime des kiosques d'information lors des activités institutionnelles. Conçoit, organise et anime des séances d'information sur les différents programmes de bourses;
Conseils aux étudiantes et étudiants :
- Assure un rôle-conseil auprès des étudiantes et étudiants afin de communiquer les bonnes pratiques en matière de bourses destinées aux organismes subventionnaires. Fournit un service de coaching individuel, conseille et assiste l'étudiante ou l'étudiant, analyse et valide l'admissibilité des dossiers. Conçoit, organise et anime des ateliers de révision et met en place un système de soutien par les anciens boursiers dans le but d'améliorer les candidatures et d'augmenter les chances de succès des étudiantes et étudiants. Recrute, encadre et supervise les équipes de tutrices et tuteurs qui ont pour rôle de soutenir les candidates et candidats lors de la préparation et de la révision de leurs demandes de bourses de recherche.
- Collabore avec les différents partenaires de Polytechnique (les départements, les services, les chaires de recherches et les directions, etc.) pour développer une culture de prix et distinctions à Polytechnique Montréal;
Amélioration de processus :
- Collabore avec les différents partenaires de Polytechnique (les départements, les services, les chaires de recherches et les directions, etc.) afin d'améliorer les processus liés à l'administration des concours de bourses et de répondre aux besoins des étudiantes et des étudiants en matière de financement.
- Voit à l'amélioration des processus de mises en candidature et propose des indicateurs à ses supérieures pour soutenir les comités de sélection.
- Participe au développement d'outils et de systèmes d'information permettant une gestion efficiente des concours et des paiements de bourses;
Assume tout autre projet ou tâche qui lui est confié par sa supérieure immédiate dans le cadre de ses responsabilités.
SCOLARITÉ :
- Détenir une maîtrise dans une discipline jugée pertinente. Une expérience doctorale serait un atout.
EXPÉRIENCE :
- Posséder une expérience pertinente de trois (3) années en administration, en coordination de projets et en un rôle-conseil préférablement auprès de clientèles étudiantes.
- Avoir une connaissance du milieu universitaire, des différents programmes de bourses de recherche offerts par les organismes subventionnaires fédéraux et provinciaux ainsi que les processus liés à l'administration de ces concours, constitue un atout important.
APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES :
- Posséder des habiletés de coordination, un grand sens de l'organisation (capacité à gérer et prioriser plusieurs dossiers en même temps) et un haut niveau d'autonomie.
- Maîtriser la langue française (parlée et écrite) et posséder une très bonne connaissance de la langue anglaise.
- Maîtriser les différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) et des systèmes informatisés de gestion (p. ex. : GEADE ou autres bases de données), ainsi que des outils informatiques de mise à jour de site Web.
- Avoir un esprit d'analyse, un souci du détail et être orienté vers les résultats.
- Avoir la capacité à travailler en équipe et à interagir avec les partenaires externes.
- Faire preuve de débrouillardise et de créativité.
- Faire preuve de professionnalisme, de tact et de discernement.
RÉMUNÉRATION :
Classe 9 (de 56 331 $ et 95 376 $).
DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL :
Temps complet - 5 jours par semaine.
MISE EN CANDIDATURE :
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER" au : https://rita.illicohodes.com/go/601438fe3d24a905a60d7f89/51fc022458b70066fae4a291/fr
Date limite de soumission des candidatures : jeudi 18 février 2021, à 17 h.
Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
Classe 9 (de 56 331 $ et 95 376 $).
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER" au : rita.illicohodes.com/go/601438fe3d24a905a60d7f89/51fc022458b70066fae4a291/fr
