Agent(e) de soutien administratif, classe 1 (salle d'examen)
Numéro de référence : SP1920-46
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Statut de l'emploi : S - Régulier à temps complet
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi (35 heures par semaine)
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2020-03-25 16:00
Échelle salariale : Entre 20,76 $ et 23,22 $ / l'heure, selon la scolarité et l'expérience
Entrée en fonction prévue : 2020-04-06
NATURE DU TRAVAIL :
En référence au plan de classification :
Relevant du directeur adjoint des études au Service de soutien à l'apprentissage et au développement pédagogique, la personne occupant l'emploi d'agent de soutien administratif classe I en lien avec la logistique des salles d’examens accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
Spécifique au poste :
Notamment, Elle compile les réservations pour la passation des examens et voit à la préparation du matériel nécessaire (copies d’examens, clé USB, ordinateurs, écouteurs, etc.) tout en assurant les envois de courriels et de documents nécessaires au bon fonctionnement (confirmation aux étudiants, vérifications auprès des enseignants, retour des examens, etc.).
Elle explique le fonctionnement du local d’examens, le mode de réservation de même que le module d’examen, les rôles et les responsabilités de chacun. Elle prend les rendez-vous des étudiants qui passent leurs examens au SAIDE selon les procédures. Elle reçoit les examens des enseignants et vérifie les consignes. Elle fait les démarches nécessaires lorsque les consignes ou le matériel fourni n’est pas suffisant. Elle assure la transmission des copies d’examens aux enseignants et fait un rapport des évènements lorsque nécessaire.
Elle informe, oriente et dirige toute personne vers les ressources appropriées des différents services du Collège. Elle accueille l’étudiant ayant des besoins particuliers (troubles d’apprentissage, troubles neurologiques, etc.) et en situation de handicap. Elle procède à l’ouverture de son dossier. Elle recueille les informations pertinentes à l’évaluation et/ou à l’intervention. Elle fixe les rendez-vous auprès du conseiller en services adaptés.
Elle collabore à l’ensemble des activités de son service. Elle traite et prépare les informations relatives aux dossiers des étudiants (formulaire d’inscription, rapports, plan d’intervention, demandes de mesures spéciales, d’allocation pour des besoins particuliers, de subvention, de transfert de dossiers, etc.). Elle rédige la correspondance découlant des activités qui lui sont confiées. Elle compile diverses données statistiques en lien, entre autres, à l’augmentation de la clientèle, au taux de réussite, etc. Elle prépare en fonction des plans d’intervention, différentes listes d’étudiants pour les différents services du Collège.
Elle est appelée à initier au travail les nouvelles personnes.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
RESPONSABILITÉS – ACTIVITÉS :
- Accomplir un ensemble de tâches diverses en lien avec son secteur d’activité ;
- Assurer un service à la clientèle auprès des usagers ;
- Participer aux tâches administratives relevant du SSADP ;
- Organiser la gestion du local ;
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité/Expérience :
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
- Expérience pertinente d'au moins un (1) an.
Autres conditions exigées :
- Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ;
- Connaissance d’un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire ; Excel niveau intermédiaire.
Qualifications souhaitées :
- Connaissance approfondie de CLARA et OMINIVOX ;
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :
- Microsoft Office : maitrise de Outlook (agenda et courrier électronique).
- Connaissances pratiques relatives au secteur d’activités ;
- Ouverture de travailler avec une clientèle avec des besoins particuliers;
- Capacité à gérer des situations pouvant occasionner du stress;
- Facilité d’être en relation interpersonnel avec les différents acteurs;
- Capacité d’être en contrôle des situations problématiques;
- Orientation service à la clientèle ;
- Confidentialité et discrétion de mise ;
- Facilité à mener plusieurs tâches simultanément de façon proactive dans un environnement actif ;
- Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles.
Tests requis :
Réussite des tests de français et de certification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/5e6a9935a8fb520597a41452/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 20,76 $ et 23,22 $ / l'heure, selon la scolarité et l'expérience
