Agent(e) de soutien administratif, classe 1 (SAIDE et bibliothèque)
Numéro de référence : SC1920-07
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Statut de l'emploi : S - Chargé de projet à temps complet
Durée de l'emploi prévue : Jusqu'au 30 juin 2020, avec possibilité de prolongation
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : 12 h 00 à 20 h 00, lundi au vendredi (35 heures par semaine)
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2020-03-17 16:00
Échelle salariale : Entre 20,76 $ et 23,22 $ / l'heure, selon la scolarité et l'expérience
Entrée en fonction prévue : 2020-03-30
NATURE DU TRAVAIL :
En référence au plan de classification :
Relevant du directeur adjoint des études au Service de soutien à l’apprentissage, au développement pédagogique (SSADP), la personne occupant l'emploi d'agent de soutien administratif classe I, pour le poste en lien avec le comptoir de prêt de la bibliothèque et pour le SAIDE assiste le personnel enseignants et les élèves, en préparant et en mettant à leur disposition la documentation disponible au comptoir de prêt et soutenant les étudiants en situation de handicap et à besoins particuliers (EESH et les EBP). Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
Spécifique au poste :
Notamment, elle accueille, informe et fournit aux usagers des renseignements de nature à orienter la clientèle tout en exerçant une surveillance de bonne conduite selon la réglementation en vigueur. Elle effectue un suivi auprès de la direction adjointe des études au SSADP pour tout ce qui attrait au bon fonctionnement.
Elle reçoit et compile des données statistiques dans le but de préparer des rapports statistiques. Elle voit à régulariser les avis de retards, la facturation des amendes en effectuant un suivi détaillé selon les politiques et procédures mises en place et en assument les dépôts au technicien en administration.
Elle répond du service de prêts, de retours et de renouvellements c'est-à-dire qu'elle enregistre les activités de roulement de la documentation dans le système informatique. Elle voit à ramasser et à classer quotidiennement la documentation, à disposer des documents endommagés et procède aux mises à jour des abonnements.
Elle collabore à l’ensemble des activités de son service. Elle traite et prépare les informations relatives aux dossiers des étudiants (formulaire d’inscription, rapports, plan d’intervention, demandes de mesures spéciales, d’allocation pour des besoins particuliers, de subvention, de transfert de dossiers, etc.). Elle rédige la correspondance découlant des activités qui lui sont confiées. Elle compile diverses données statistiques en lien, entre autres, à l’augmentation de la clientèle, au taux de réussite, etc. Elle prépare en fonction des plans d’intervention, différentes listes d’étudiants pour les différents services du Collège.
Elle explique le fonctionnement du local d’examens, le mode de réservation, les rôles et les responsabilités de chacun. Elle reçoit les examens des enseignants et vérifie les consignes. Elle fait les démarches nécessaires lorsque les consignes ou le matériel fourni n’est pas suffisant. Elle s’occupe de la logistique des salles d’examens, reçoit les formulaires et effectue la saisie de données. Elle classe les étudiants selon la disponibilité des salles et le nombre d’examens. Elle veille à la passation des examens pour la clientèle externe du Collège tels que?: ONGC, les différentes entreprise, les cours à distance). Elle assure la transmission des copies d’examens aux enseignants et fait un rapport des évènements lorsque nécessaire.
Elle est appelée à initier au travail les nouvelles personnes.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
RESPONSABILITÉS – ACTIVITÉS :
- Accomplir un ensemble de tâches diverses. ;
- Agir à titre de personne-ressource auprès des usagers ;
- Exécuter les activités administratives reliées au comptoir de prêt ;
- Organiser la gestion des locaux ;
- Organiser la gestion des salles d’examens ;
- Assurer le bon fonctionnement de la bibliothèque, du SAIDE et du service de soutien à l’apprentissage et au développement pédagogique (SSADP) ;
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité/Expérience :
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
- Expérience pertinente d'au moins un (1) an.
Autres conditions exigées :
- Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ;
- Connaissance d’un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire. Excel niveau intermédiaire.
Qualifications souhaitées :
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Excel (agenda et courrier électroniques).
- Connaissances pratiques relatives au secteur d'activités ;
- Orientation service à la clientèle ;
- Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.
- Confidentialité et discrétion de mise ;
- Facilité à mener plusieurs tâches simultanément de façon proactive dans un environnement actif ;
Tests requis :
- Réussite des tests de français et de certification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/5e68f24fb7aac710398c81a8/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 20,76 $ et 23,22 $ / l'heure, selon la scolarité et l'expérience
