Agent(e) de bureau classe principale
Numéro de référence : SP1920-24
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Direction : Direction des services administratifs
Service : Service de la comptabilité
Statut de l'emploi : P - Régulier à temps complet
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : De 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2019-11-05 16:00
Échelle salariale : Entre 21,62 $ et 26,47 $ / l'heure selon la scolarité et l'expérience
Entrée en fonction prévue : 2019-11-25
NATURE DU TRAVAIL
Relevant du directeur des services administratifs, la personne occupant l’emploi d'agent de soutien administratif classe principale, accomplit un ensemble de travaux de secrétariat et administratifs spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie. Ces travaux s’effectuent en collaboration avec le directeur à la Direction des services administratifs et le directeur à la Direction des ressources matérielles. Plus spécifiquement, ces travaux sont en lien avec les dossiers réguliers et spéciaux, les activités courantes ainsi que la gestion de l’information tant de l’interne que de l’externe.
Notamment, elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, sténographiées, de brouillons, ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle rédige les comptes-rendus ou les documents nécessaires au bon déroulement des divers comités institutionnels auxquels elle assiste, lorsque requis.
Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page de divers documents pouvant inclure des textes, des tableaux et des graphiques. Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance, rapports, bilans ou autres. Elle tient à jour certains dossiers, voit à l'agenda et aux échéanciers. Elle s’occupe de la logistique des réunions, de certaines activités et voit à la préparation des dossiers nécessaires. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux communications téléphoniques et donne des renseignements d’ordre général en plus de voir à l’agenda des directeurs.
Elle recueille les feuilles de temps, effectue les entrées de données et voit à la production du sommaire de rémunération relatif aux dossiers du personnel cadre pour la Direction des services administratifs et la Direction des ressources matérielles. Plus spécifiquement, elle tient à jour le registre d'assiduité, prépare les documents en lien avec les vacances, les congés et les absences tout en procédant à la saisie de données pour la production de la paie.
Elle oriente et conseille sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d’information, divers documents susceptibles d’intérêt et en assume la diffusion.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
RESPONSABILITÉS
- Assister et soutenir les directeurs de la Direction des services administratifs et de la Direction des ressources matérielles à l'égard de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives.
- Assurer une gestion documentaire efficace.
- Assister et soutenir les intervenants responsables de la publication des appels d’offres liées aux contrats de construction du Collège.
- Agir à titre de personne-ressource.
- Effectuer diverses activités relatives à la préparation de la paie pour les emplois cadres.
- Veiller au maintien de l'inventaire de la papeterie et à son approvisionnement.
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité/Expérience :
- Détenir un diplôme d’études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
- Expérience pertinente d'au moins six (6) années.
Autres conditions exigées :
- Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :
- Microsoft Office : Word niveau intermédiaire ; Excel niveau intermédiaire.
Qualifications souhaitées
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :
- Microsoft Office :
- Powerpoint niveau intermédiaire ;
- Outlook (agenda et courrier électronique).
- Clara pédagogie et finance ;
- Coba finance.
- Connaissances pratiques relatives au secteur d'activités ;
- Connaissances des règles régissant un processus d’adjudication de contrats et des outils permettant leur suivi financier ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome ;
- Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.
Tests requis :
- Réussite des tests de certification/connaissances
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/5db064e2ae1da60582a51404/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 21,62 $ et 26,47 $ / l'heure selon la scolarité et l'expérience
