Accueille et renseigne la clientèle sur des questions relatives à son travail telles que procédures de prêts et bourses, admission, inscription, choix de cours, relevés de notes, équivalence, programmes et les cours offerts à l'Université et dans les centres hors campus. Fournit les explications appropriées et les formulaires requis. Vérifie les demandes d'admission et d'inscription et apporte les corrections, s'il y a lieu. Réclame les documents et les pièces justificatives manquants au dossier, perçoit les frais d'inscription et de scolarité et achemine les formulaires et les frais aux services concernés. Vérifie, conformément aux règles et procédures établies, les demandes d'aide financière (admissibilité des candidates, candidats, validité des documents, etc.) et procède à la vérification des données requises à l'aide d'un terminal ou en communiquant avec les services appropriés.
Recueille des données sur les cours des sessions précédentes et les inscriptions et tient à jour une liste de clients potentiels. Est responsable de la tenue et de la mise à jour des dossiers des étudiantes, étudiants (guide de cheminement, consultation, aide financière, communications, etc.). Effectue la saisie des données pour la mise à jour des fichiers informatisés de gestion des études ou administrative. Produit des listes et des rapports à l'aide de logiciels appropriés. Rédige ou transcrit la correspondance relative aux activités du centre de cours. Dactylographie divers documents, effectue la mise en page et vérifie l'orthographe et la grammaire. Remplit des formulaires administratifs afin de donner suite à des décisions et assure le suivi. Donne l'information générale concernant les politiques, les procédures et les normes en vigueur. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère à la personne responsable.
Participe à la planification et à l'organisation matérielle des cours, des réunions et des activités spéciales telles que promotion dans les centres commerciaux, kiosque d'informations, congrès, colloques et voyages. Réserve les locaux, les équipements audiovisuels ou tout autre service requis. Assume la responsabilité d'une petite caisse. Perçoit l'argent de la vente des notes de cours, volumes ou activités, émet des factures et des reçus, balance les caisses et prépare les bordereaux de dépôt. Reçoit, ouvre, trie, distribue et expédie le courrier. Voit à l'approvisionnement de fournitures de bureau, de timbres et de volumes. Participe aux réunions de comités et communique avec différentes personnes afin de fournir et de recueillir les données nécessaires à la planification des activités. Assume la responsabilité d'un système de classement et effectue la mise à jour des dossiers et fichiers informatiques de gestion. Utilise et voit à l'entretien des divers appareils de bureaux tels que machine à écrire, système informatisé de traitement de l'information, imprimante, photocopieur, télécopieur, répondeur automatique, calculatrice ou tout autre appareil de même nature. Fait les appels de service, lorsque requis. Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.
Scolarité:
diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
Expérience:
trois années d’expérience pertinente
Autres:
connaissance de la dactylographie. Connaissances reliées à la bureautique.**Cette exigence ne peut pas servir de critère d’élimination de candidatures de salariés permanents.
Groupe - bureau:
classe 4
Horaire:
du lundi au mercredi, de 14 h à 17 h et de 17 h 30 à 19 h 30, le jeudi de 9 h 30 à 12 h 30 et de 13 h à 15 h
20 heures/semaine, 52 semaines/année
Salaire:
de 23,47$/heure à 29,33$/heure
Postulez en ligne:
Seules les candidatures reçues via notre site web seront considérées.
