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La CSDM recherche une coordonnatrice ou un coordonnateur administratif au Service des Ressources matérielles.
Description
Sous l’autorité du Directeur du Service des ressources matérielles, l’emploi consiste principalement en la coordination, la supervision, l’évaluation d’une équipe responsable des activités financières, techniques et administratives associées à la mise en œuvre de plusieurs programmes d’immobilisation. Plus particulièrement, l’équipe administrative au sein du Service des ressources matérielles (SRM) sera responsable de la gestion budgétaire et du contrôle financier (comptable) des opérations de l’exploitation, de l’entretien, et de la location des immeubles ainsi que de la gestion de projets à l’aide des différents outils et des systèmes financiers utilisés à la Commission scolaire de Montréal (CSDM).
Le coordonnateur supervise les diverses activités administratives entourant la préparation et le suivi du budget, la réalisation des engagements, le traitement des factures et des demandes de paiement, l’élaboration des prévisions de dépenses, la production des états financiers et de diverses redditions de comptes.
Il oriente, coordonne et supervise l’élaboration de plans d’action visant l’amélioration des méthodes et des systèmes liés au contrôle financier et veille à l’application des encadrements administratifs en vigueur, notamment ceux élaborés par le Service des ressources financières (SRF) de la CSDM.
L’emploi consiste à assumer, à l’intérieur de son champ de compétence, un rôle de services-conseils et d’expertise fonctionnelle auprès des gestionnaires du Service des ressources matérielles pour élaborer des stratégies et coordonner les activités afin d’assurer une gestion optimale des fonds d’immobilisation gérés par le Service des ressources matérielles.
Il assure le respect des volets de gouvernance financière, de conformité réglementaire et des principes comptables généralement reconnus en vigueur, pour les éléments sous sa responsabilité.
Principales attributions
Responsabilités spécifiques
- Coordonner et assurer le soutien aux gestionnaires des secteurs de l’exploitation, de l’entretien, de la location des immeubles et de la gestion de projets de construction, et ce, dans la préparation et le suivi des budgets de fonctionnement et d’investissement.
- Assurer l’arrimage des rôles et des responsabilités avec le Service des ressources financières (SRF) et le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES) en ce qui concerne toutes les opérations comptables, les suivis budgétaires et les redditions de comptes liés aux immobilisations.
- Planifier, coordonner et superviser l’amélioration des contrôles internes, des procédures et des politiques puis proposer des recommandations.
- Planifier, coordonner et superviser les activités relatives au processus comptable, s’assurer de contrôles financiers fiables et intègres, ainsi que du respect de la législation et des normes.
- Coordonner et superviser les opérations de clôture de l’exercice financier et du 3e trimestre dans le respect des principes comptables généralement reconnus.
- Planifier, coordonner et superviser la compilation de données, l’analyse et l’interprétation des rapports de gestion nécessaires aux suivis rigoureux des enveloppes budgétaires du service.
- Collaborer activement avec le SRF pour la préparation des états financiers en lien avec les travaux d’immobilisations.
- Planifier, orienter, coordonner et superviser la conception, le développement, le maintien, la réalisation et la mise en œuvre des outils de gestion budgétaire adaptés aux besoins du service.
- Participer activement au projet d’implantation du nouveau système comptable Mozaik en collaboration avec le SRF.
- Planifier, orienter, coordonner et superviser des analyses, des études, des projections et des simulations diverses et participer à la préparation des états de situation financière périodiques du service.
- Conseiller la direction du service sur des problèmes de gestion financière et de procédures administratives.
- Coordonner et superviser la collaboration avec le SRF afin de répondre aux questions des auditeurs.
- Élaborer et proposer des plans d’action en collaboration avec le SRF en réponse aux recommandations des auditeurs.
- Coordonner et superviser l’application des processus administratifs reliés à la paie, à la rémunération et à la gestion des avantages sociaux incluant la gestion des contractuels.
- Coordonner et superviser la collaboration au développement d’un centre de services partagées en lien avec les mandats qui lui sont dévolus.
- Diriger et animer les rencontres de personnel.
- Mobilier et assurer un leadership auprès de son personnel, tout en favorisant le développement et l’autonomie.
En matière de gestion d’ensemble de l’unité administrative
- Participer à la définition et à la détermination des orientations stratégiques, des objectifs et des priorités.
- Collaborer à l’élaboration du plan d’effectifs et à la répartition budgétaire.
- Assurer la révision et la rationalisation des pratiques administratives facilitant la gestion des ressources de son secteur.
En matière de gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles de son ou de ses secteurs d’activités
- Participer à l’élaboration du plan d’effectifs.
- Participer à la sélection du personnel.
- Superviser et évaluer le personnel sous sa responsabilité.
- Participer à l’élaboration d’un plan de perfectionnement et de formation pour le personnel du SRM.
- Élaborer le budget du SRM et en assurer le suivi.
- Accomplir toutes autres responsabilités compatibles à sa fonction que peut lui confier son supérieur immédiat.
Qualifications
-
Grade universitaire de 1er cycle dans un champ d’études approprié sanctionnant un programme d’études universitaires d’une durée minimale de 3 ans;
-
Détenir 5 années d’expérience pertinente.
Exigence particulière
-
Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office, particulièrement EXCEL et ACCESS.
Atouts
- Connaissance du logiciel DOFIN;
- Expérience du suivi financier dans le milieu de la construction et des règles d’allocations ministérielles (MEES);
- Connaissance des normes comptables canadiennes pour le secteur public;
- Détient un titre comptable (CPA).
Compétences recherchées
- Est orienté client;
- Rigueur dans tous les aspects de la tâche;
- Démontre de l’aisance dans un environnement informatique;
- Autonomie, d’initiative et de rigueur;
- Fait preuve de jugement et de discernement;
- Sens élevé de l’organisation et de la planification;
- Capacité de travailler en équipe;
- Capacité de mener plusieurs dossiers à la fois, dans de courts délais;
- Discret et respecte la confidentialité;
- Capacité à communiquer efficacement.
De 79 661 $ à 106 216 $ selon l’expérience et les qualifications.
Toute personne qui désire poser sa candidature doit faire parvenir les documents suivants :
•Le formulaire de demande d’emploi dûment rempli et signé qui se trouve sur le site Web www.csdm.ca/emploi
•Formulaire de consentement pour la vérification des références dûment rempli et signé qui se trouve sur le site Web www.csdm.ca/emploi
•Curriculum vitae
•Copie des originaux de vos diplômes et relevés de notes attestant que vos études sont terminées
•Preuve d’appartenance à un ordre professionnel, le cas échéant
Il est important d’indiquer dans votre envoi qu’il s’agit d’une mise en candidature pour le poste coordonnatrice ou coordonnateur administratif au Service des Ressources matérielles.
Par courriel : xharra.k@csdm.qc.ca
Site Web : csdm.ca/emploi
Date limite pour postuler : 16 juin 2017, 16 heures.
La CSDM s’est dotée d’un Programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les membres des minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
La CSDM remercie les candidates et candidats de leur intérêt.
