Registrariat - section admission
Secteur de travail
Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.
La section Admission traite l’ensemble des demandes d’admission, analyse les demandes d’admission des programmes de baccalauréat et de certificat et établit des équivalences entre les systèmes d’éducation internationaux et celui du Québec. Elle effectue tous les traitements reliés au processus d’admission et s’assure de la conformité des statuts des étudiants (étrangers, québécois, non-résident du Québec). Elle produit des documents officiels et délivre des diplômes.
Sommaire de la fonction
L’agent, l’agente à l’admission répond aux demandes de renseignement concernant l’admission et les programmes de 1er cycle. Cette personne analyse les demandes d’admission pour un programme de 1er cycle et émet les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
- Assure le service à la clientèle pour toute demande de renseignements concernant l’admission et pour les demandes d’information générale sur les programmes d’études de 1er cycle offerts à HEC Montréal.
- Analyse les demandes d'admission à un programme de certificat.
- Effectue l’analyse de deuxième niveau (finale) des demandes d’admission nécessitant une étude plus approfondie; étudie les pièces soumises en regard des critères d’admission de l’option appropriée.
- Applique les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.
- Analyse les demandes d'admission au programme de B.A.A.
- Effectue l’étude des pièces et l’analyse de premier niveau et applique le verdict approprié.
- Lorsque requis, effectue le traitement préalable à une étude plus approfondie et transmet les dossiers aux personnes concernées.
- Saisit et vérifie les verdicts d’admission dans le système de gestion intégré.
- Étudie les demandes de reconsidération de verdict.
- Assure le suivi et le traitement des dossiers des candidats admis sous conditions.
- Sur présentation des pièces requises, met à jour les dossiers dans le système de gestion intégré.
- Relance les étudiants inscrits dont le dossier n’est pas conforme; les informe des conditions et des délais à respecter afin de pouvoir étudier à HEC Montréal.
- Participe à l’accueil et à l’information des candidats et des étudiants lors des séances d’information ou à différentes activités de promotion locale de l’École.
- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière et effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.
HEC Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse. Les candidatures qui répondent aux exigences de l’emploi en termes de formation et d’expérience seront prioritairement évaluées.
Profil recherché
Scolarité et expérience
- Diplôme d’études collégiales dans une discipline appropriée (Veuillez fournir une copie de vos diplômes.)
- Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
Connaissances spécifiques à l’emploi
- Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
- Connaissance des principes et des règles concernant l’accès aux renseignements personnels et confidentiels
Aptitudes et qualités recherchées
- Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
- Habiletés dans les communications orales et écrites
- Esprit d’analyse et capacité de synthèse
- Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
- Capacité à travailler sous pression et en équipe
- Ouverture au multiculturalisme
- Intérêt pour l’utilisation des nouvelles technologies
- Disponible pour effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier
Atout
- Connaissance du système d’éducation et du milieu universitaire
Si cet emploi vous intéresse, veuillez faire parvenir, le plus tôt possible, votre curriculum vitae ainsi qu’une copie de vos diplômes à rh.dotation@hec.ca ou par télécopie au 514 340-6780.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.
Salaire classé en fonction de la classe salariale. Cet emploi est admissible au programme d'assurance collective et régime de retraite.
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3000 ch. de la Côte Sainte-Catherine
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Canada H3T 2A7
